Agriceres

    Timbrar Factura a partir de una Pre-Factura y Relacionar un Anticipo.

    Responsabilidades: 

    • Tener la pre-factura o remisión de venta para validar que los datos como las cantidades de productos y costos corresponden; y obtener los datos fiscales como: USO DE CFDI, Forma de pago, Método de pago, Régimen físcal del receptor; mismos que se seleccionaran en la factura.
    • Verificar que la fecha de los días que se le dan al cliente para el crédito corresponda de lo contrario asignarla.
    • Tener el contacto del cliente responsable de confirmar que la factura es correcta.
    • En refacciones que se envían por paquetería se debe escribir en las observaciones la guía de envió, así como el domicilio a donde se enviaron para futuras aclaraciones con el cliente.
    • Se debe verificar que todos los datos de una factura esten correctos antes de timbrar debido a que el sistema no permite cancelaciones por lo que se tiene que llamar al cliente pidiendo que apruebe la cancelación.
    • Guardar y enviar al cliente los dos documentos que se generan al realizar la factura el PDF, la nota de crédito por aplicación de anticipo y sus respectivos  XML.
    • Toda factura timbrada así como la nota de crédito por aplicacion de anticipo así como sus respetivos XML se deben enviar al departamento de contabilidad a los correos asistente@agricere.com y contab@agriceres.com.
    • Cuando el cliente cancela una factura se debe enviar la solicitud al correo asistente@agriceres.com e informarle al whatssapp 3511248684.

    El timbrado de la nota de crédito por aplicación de anticipo debe realizarse inmediatamente después de timbrar la factura. Esto se debe a que el sistema cancela automáticamente una nota de crédito por aplicación de anticipo que no haya sido timbrada el mismo día en que se timbra la factura, lo que obligaría a cancelar también la factura.
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      Acceso a Alpha ERP.

      Inicie sesión en Alpha ERP utilizando su usuario.

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      Facturación.

      Una vez dentro del sistema, ubicar y dar clic en el módulo de "Clientes". 

      • Dar clic en el ícono de "Facturas".




      En la ventana "Facturas".
      •  Dar clic en la opción "Altas" para crear una nueva factura.



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      Selección del tipo de factura y registro del número pre-factura.

      Identificar el campo que dice "Directa".
      • A) Dar clic en la flecha que esta hacia abajo. 
      • B) En la lista de opciones seleccionar "Remisión' de la lista desplegable.




      En la casilla contigua:
      •  Escibir el número de la pre-factura y dar enter.





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      Advertencia.

      Cuando el cliente tiene definida una moneda estándar y se realiza un pago en otra, el sistema muestra una "Advertencia" para "Seleccionar la moneda" que se desea utilizar en la factura.

      • En este ejemplo, se va a realizar la factura en dólares, aunque la moneda estándar del cliente sea en pesos, debido a que el cliente pagó en dólares. 
      • La moneda que se va a utilizar sera la de la remisión y se confirma con un clic en el botón "Sí".




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      Anticipos asociados a este cliente.

      Al desplegarse la ventana de "Aviso del Sistema".
      • Se mostrara la leyenda. "Existen anticipos asociados a este cliente. ¿Desea agregarlos?. Se le da un clic en el botón "Sí".

       

      Cuando no se haya solicitado el anticipo al departamento de contabilidad o si ya se ha buscado el anticipo y no está en el sistema ALPHA ERP, se debe dar clic en el botón "NO".

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      Verificación de la Fecha.

      Si la fecha no corresponde, modifique la fecha.
      • Dar clic en el icono del "Calendario" y dar un clic en la fecha que correspondiente.

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      Confirmación de los datos y la nueva partida "ANT".

      El sistema genera automáticamente detalles como nombre del cliente, la fecha de vencimiento en caso de que el cliente tenga credito, la moneda en la que saldra la factura, el nombre del producto, cantidad, descripción, precio y total y las observaciones.

      • Adicional el sistema muestra una nueva partida con la clave "ANT".
        • A) La cantidad del anticipo se puede ver en la columna "Precio".
        • B) Lo que resta del pago se mostrara en la columna "Importe".
        • C)Verificar el "Total" se muestra en 0.00, debido a que el cliente liquido con el anticipo el total de la factura. Cuando no se liquida el total mostrara la cantidad de lo que resta de la factura.

      Verificar que la cantidad del anticipo relacionado corresponde así como lo que resta del pago de la factura.
      Nota: Si requiere adicionar una nueva partida por gastos de envío revisar el anexo.



      Cuando se timbre la factura se mostrara el monto total del pedido.

      Una vez que se verifica que todo es correcto se confirmar la información con un clic en el botón "Sí".  



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      Opción de Crédito y Autorización del Usuario

      En la ventana de "Forma de Pago". 
      • A) Verifique que la opción de "Crédito" está seleccionada. De lo contrario seleccionar con un clic. 
      • Se mostrara la "Fecha de vencimiento".
      • B) Confirme haciendo clic en el botón "Sí".


      En la ventana "Mensajes".
      • Dar clic en el botón "Sí". 


      En la ventana "Usuario que autoriza".
      • En el campo "Password" escribir el usuario con el que se inició sesión en Alpha ERP.



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      Datos adicionales.

      En la ventana "Datos adicionales necesarios para la composición del comprobante fiscal digital por Internet".

      • Modificar los datos correspondientes a la "Pre-factura" 

      Régimen físcal emisor es el de AGRICERES ese no se modifica. Debe ser 601-General de Ley de Persona Morales.

      En el campo "Uso del CFDI":
      • A) Dar clic en la flechita que está hacia abajo.
      • B) De la lista despegable seleccionar la opción correspondiente a la pre-factura.




      Realizar el mismo procedimiento para los campos:
      • Forma de pago.
      • Método de pago.
      • Régimen físcal del receptor.

      Una vez que verifica que los datos seleccionados corresponden a los mismos datos que la Pre-factura; dar clic en el botón "Salir".




      En la ventana "Módulo de impresión"
      • Dar clic en el botón "Salir".
       




      Para salir dar clic en el botón "Salir".

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      Timbrar la nota de crédito por aplicación del anticipo.

      En el módulo de clientes.
      • Dar clic en el icono "Devoluciones, descuentos y anticipos".



      En la ventana "Devoluciones, descuentos y anticipos".
      • Dar clic en el botón "Ultimo". Y se mostrara el anticipo con el nombre del cliente correspondiente.




      En caso de que no corresponda al anticipo requerido se busca en la el botón "Anterior".



      Al desplegarse la lista de opciones.
      • Dar un clic en "Certificar CFDI"



      El sistema no permite realizar cambios por lo que se debe solo realizar el timbrado en "Certificar CFDI".

      En la ventana  "Comprobante físcal digital por internet".
      • Se mostrara la leyenda "La certificación del documento se realizó con éxito".
      • Dar un clic en el botón "Aceptar".



      En la ventana "Módulo de impresión".
      • Dar un clic en el botón "Salir".




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      Copiar la factura, la nota de crédito por aplicación de anticipo y sus respetivos XML del VSAI.

      En la ventana "Remote App".
      • Dar un clic en el carpeta "VSAI".



      En la lista despegable de la carpeta "VSAI".
      • Dar clic en la carpeta "CFDI".
       



      Para copiar la factura y la nota de credito por aplicación de anticipo con su XML, se busca la fecha del día en que se genera la factura. Comenzando con el año, mes y día.

      • Dar clic en la carpeta del  "Año" en que se genera la factura y la nota de crédito por aplicación de anticipo.




      • Dar clic en la carpeta correspondiente al "Mes".




      • Dar clic en la carpeta correspondiente al "Día".





      Se copian la factura y la nota de crédito por aplicación de anticipo con sus respectivos XML.

      Seleccionar y copiar la "Factura y la nota de crédito por aplicación de anticipo con sus respectivosl XML" (Verificando que corresponde a la feha y hora en que se genero la factura), de la lista desplegable.



      Para el guardado de la Factura y nota de crédito por aplicación de un anticipo.
      • Se debe guardar con las dos primeras letras de la sucursal que realizo el número de la factura separado de un guion con el nombre del cliente. Ejemplo: CE 2386-VEGETALES FRESCOS GARCÍA.





      Enviar al cliente ya sea por correo o whatsapp según nos indique el cliente.
      • Comenzar con el saludo y continuar con el número de factura, descripción de la compra y nota de entrega correspondiente. 

      Escribir la leyenda si requiere algún cambio de su factura se debe solicitar en el mismo mes que se recibío.

      Enviar por correo al departamento de contabilidad.


      Asunto: Factura (Folio de la factura) y nota de crédito por aplicacion de anticipo con su respetivo XML  de [Razón Social del Cliente].


      Cuerpo del correo:

      Escribir el saludo segun la hora (Buen día, Buena tarde).

      Adjunto les envío la factura (Folio de la factura) nota de crédito por aplicacion de anticipo y el XML correspondiente a la nota [Folio de la Nota], la cual ya está adjunta en el ALPHA ERP.

      Saludos cordiales.


       
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      Revisar si un anticipo corresponde.

      En el módulo de "Clientes".
      • Identificar el icono de "Facturas": Dar un clic en la flecha que esta hacia abajo y ingresar a "Seguimiento".




      En la ventana "Seguimiento de facturas".
      • Dar un clic en el botón "Traer datos".




      A) En la casilla de "Busqueda" escribir el nombre o indicios del nombre del cliente.

      En el campo "Factura y notas de cargo".
      B) Identificar la columna "CVE" y buscar la letra "A" de anticipo.
      C) Dar clic en el icono del "Documento" y verificar si corresponde al pago del cliente.

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      Anexo.

      Agregar una nueva partida para incluir costo de envío.

      En la sección de los productos se agrega una nueva partida. Modificar partidas en documentos de Alpha ERP.  Ingresar al link y seguir el paso 2.

      Una vez que se agrega una nueva partida.
      • En la columna "Clave".
        • Se escribe el código 1S05 que corresponde a los Gastos de Manejo y Envío. 



      En la columna "Importe".
      • Se escribe la cantidad correspondiente al envío, el cual se obtuvo de la cotización de la paquetería.