Agriceres

    Generar Cotizaciones de Maquinaria en el Sistema Alpha ERP.

    Definiciones:
    • Cliente: Un cliente es una persona, empresa u organización que ha realizado una compra o ha adquirido servicios de una empresa en el pasado.
    • Prospecto: Un prospecto, también conocido como "cliente potencial" o "lead", es una persona o empresa que ha mostrado interés en los productos o servicios de una empresa, pero que aún no ha realizado una compra o adquisición.
    Responsabilidades:
    • La asistente administrativa solo debe realizar cotizaciones de maquinaria que esté en la lista de precios del grupo de WhatsApp "Lista de Precios'." 
    • Gerente de Ventas realiza cotizaciones de maquinaria que no esta en  "Lista de Precios" del grupo de WhatsApp "Lista de Precios".
    Descuentos:
    "El sistema alpha ERP maneja descuentos "Globales" que se aplican al total de una cotización, mientras que los descuentos por "Partida" solo se aplican a una partida en especifico. Por lo tanto, es importante diferenciar entre ellos y generar las cotizaciones de forma correcta."
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      Iniciar Sesión en el Sistema.

      Ingrese al Sistema Alpha ERP utilizando su contraseña.

      Al desplegarse el menú diagramático:
      • Dar clic en el módulo "Clientes"
      • Dentro de clientes dar clic en el icono "Cotizaciones".


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      Generar una nueva cotización

      • En la ventana "Pedidos"
      1. Dar clic en el botón "Altas"



      • En la pestaña "Datos Generales": Completar la información correspondiente, incluyendo si se trata de un cliente o prospecto, el nombre, la moneda, el descuento (si aplica), la maquinaria requerida, la cantidad.


      2. Ingresar si es Cliente o Prospecto.
      En la casilla "Cliente":

      • A) Dar clic en la flecha que esta hacia abajo
      • B) Seleccionar si es "Cliente" o "Prospecto"


      3. Ingresar el Nombre  del Cliente o Prospecto.
      En la casilla de "Cliente o Prospecto":
      • A) Posicionar el cursor y dar "Enter".
      • B) En la ventana "Búsqueda": Ingresar el nombre o indicios del nombre, "Seleccionar" el correspondiente y presionar "Enter".





      4. Seleccionar la Moneda.
      En la casilla de "Moneda":
      • Debe ser "2" si el cliente requiere su cotización en "Dólares".
      • Debe ser "1" si el cliente requiere su cotización en "Pesos".

      Para cambiar de numero solo se debe posicionar el cursor en la casilla de "Moneda" y escribir el "Número" que se requiere.



      Descuento global: (Solo cuando se autoriza aplicar descuento a todas las maquinas cotizadas)
      • A) Dar clic en el botón "Descuento".
      • B) "Descuento 1": Escribir el descuento o deslizarse con las flechas de la casilla y seleccionarlo.
      • C) Dar clic en el botón "Salir"

      Se pueden aplicar hasta 4 descuentos al total del pedido.




      5. Seleccionar la máquina de interés
      En la columna "Clave": 
      • A) Posicionar el cursor en esta casilla y dar "Enter". 
      • Al desplegarse la ventana de "Búsqueda": 
        • B) Escribir la clave o el nombre del producto a cotizar. 
        • C) "Seleccionar" la opción requerida de la lista desplegada y presionar "Enter" para confirmar la selección.


        

      6. Escribir la "Cantidad"
      En la columna de "Cantidad":
        • Escribe la cantidad solicitada en formato numérico y presionar "Enter".



      7. En la columna "Lista"
      • Escribir la letra "C" y presiona "Enter".

      Presiona "Enter" dos veces para llegar a la columna 'Dcto. 1', o presiona "Enter" cuatro veces para llegar a las 'Observaciones' por partida."



      Si se autoriza aplicar descuento a la máquina seleccionada.
      En la columna "Dcto. 1": 
      • Se escribe la cantidad del descuento en formato numérico.
      La columna "Dcto. 2" se utiliza si a la maquina se le aplicaran dos descuentos.



      8. Para insertar más filas y escribir más productos: 
      • A) Haz clic en la "Flecha hacia abajo" ubicada del lado izquierdo de la clave que se introdujo. 
      • B) Selecciona "Insertar" de la lista que se despliega.




      Para eliminar productos: 
      • A) Haz clic en la "Flecha hacia abajo" ubicada del lado izquierdo de la clave que se introdujo.
      • B) Selecciona "Eliminar" de la lista que se despliega.







      9. En la pestaña "Observaciones":
      • A) Dar clic.
      • B) Escribir las observaciones correspondientes a la cotización.

      Ejemplo:


      10. Revisar y Confirmar la cotización:
      • Asegurarse de que todo es correcto, el precio, la cantidad, los detalles del cliente, el descuento (si aplica) etc.
      • Si todo es correcto, dar clic en el botón "Sí" para guardar la cotización.


       
      11. "Generar el Documento de la Cotización".
      • A) Dar clic en el botón "Imprimir".
      • B) Al desplegarse la ventana "Modulo de Impresión": En el campo "Opciones de impresión": Asegurarse de que la casilla "Imprimir imagen de productos" esté seleccionada con la "Palomita"; de lo contrario, hacer clic en la casilla para seleccionarla. 
      • C) Dar clic en el botón "Previo".



      12.  Guardar la cotización.
      • A) Al mostrase la cotización:  Dar clic en al botón "Exportar a PDF"
      • B) En la "Ventana Opciones de exportación": En la casilla "Archivo" escribrir la palabra "Cotización-Seguida del nombre a quien se cotiza"
      • C) Dar clic en el botón "Exportar"



      13.Recuperar archivo de la carpeta VSAI.
      En la ventana "Remote App"
      • Dar clic en la carpeta "VSAI".



      Se abrira la carpeta "VSAI".
      • A) Dar clic en VSAI.
      • B) Dar clic en archivos.


      Se mostrara la lista de archivos:
      • Copiar la "Cotización".
      • Pegar en la "Carpeta de su Sucursal".




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      Cancelar una Cotización.


      1. En el Modulo de "Clientes" buscar el icono de "Cotizaciones" y dar clic.




      2. Dar clic en la pestaña "Buscar".




      3. Al desplegarse la ventana de "Busqueda":
          A) Escribir el número de cotización que se quiere cancelar. 
          B) En la sección "En"  verificar que estan en "Número de cotización.

       


      4. Al desplegarse la cotización:
          Dar clic en "Cambios"




      5. En la pestaña "Observaciones": 
      • A) Posicionar el cursor en el espacio gris: Escribir el motivo por el que se cancela.
      • B) Dar clic en el Botón "Sí", para guardar las observaciones.




      6. Volver a buscar la cotización (Seguir los pasos anteriores 2 y 3).
          A) Al desplegarse la cotización dar clic en "Bajas".
          B) Confirmar en el Botón "Sí".



      7. Confirmar la cancelación.
      Buscar la cotización y verificar que tenga la palabra "Cancelado".