1. MV recibe correo de OM con el paquete de documentos definitivos de importación, en este momento se debe enviar la primera notificación vía email con la factura sin precio y lista de empaque anexa. (Aprox. 3 días antes).

Caso 1: El chofer se encuentra en Agriceres.     De: asistente@agriceres.com

Para: refacciones@agriceres.com, admon@asistente.com, mercadeo@agriceres.com

Asunto: Factura y Lista de Empaque.

Caso 2: El chofer no está en Agriceres.

La documentación se enviará al agente de Aduana o se enviará por vía celular al chofer. El chofer debe gestionar la impresión de estos documentos antes de recibir los productos.

2. Envío de mensaje por WhatsApp 3 días antes por OM para el grupo Plan de Viajes:

• Refacciones: preparar lote de documentos necesarios para verificación. Y entrega Factura, Lista de empaque al chofer.
• Taller: - Preparar herramientas de descarga (Montacarga, cintas de amarre, torre) y preparar espacio en almacén.

3. La Compra se registra cuando se recibe la confirmación de Aduana junto con el Pedimiento de Importación, con esto MV registra la compra en el sistema y envía RV el documento de compra sin precios.

Documentos recibidos vía correo electrónico:

• Factura mod. y Lista de Empaque.
• 
  

Imprimir y tener preparados estos documentos.

FO-006 - LV Revisión de Contenedor

FO-007- LV Revisión de  Mercancia    (para entregar al chofer antes de salir)

FO-008- Recepción de Implementos

Entregar al chofer el formato FO-007 Revision de Mercancia para que sea llenado al momento del retiro de los productos en la frontera.

Documentos a entregar al chofer:

1.  Factura mod.
2. Lista de Empaque.
3. FO-007 Lista de Revision de Mercancia.
4. Nota de Entrega (si aplica)

Responsable: Encargado de Almacén - Refacciones

Nota: Si el chofer ya se encuentra viajando los documentos serán enviados por administración.

• Si el chofer no tiene los documentos deberá ubicarlos en el sitio acordado por Administracion y tenerlo en mano impresos para el momento de la descarga.

La verificación constará:

• Contar numero de paquetes y comparar con la cantidad descrita en factura y lista de empaque.
• Detectar daños o piezas flojas o faltantes.
• Tomar fotos de: productos antes de cargar, productos luego de ser cargados en el vehículo de Agriceres.

** Si un problema es detectado en los productos, comunicar a Omar Mota.

Llenado de Formato FO-007.

Responsable: Chofer.

El chofer debe informar por el grupo de Viaje de Agriceres el momento de salida para poder gestionar la logistica de recepción de productos.

Mensaje: Hora de salida, hora estimada de llegada.

Responsable: Chofer.

• Preparación de Implementos para descarga de mercancía en Puerto y salida de Chofer.  Montacargas, eslingas, pernos, grúa, escaleras, cintas, guantes.
• Habilitación de Espacio Físico en Bodega.

Responsable: Servicios.

Información a revisar: debe recibir y verificar el llenado del formato FO-007 por parte del chofer al momento de recibir los productos en frontera.

• Formato FO-007.

Tambien el chofer debe entregar al encargado de refacciones los documentos:

• Factura modificacion.
• Lista de Empaque.
• 
  

Responsable: Encargado de Almacén - Refacciones

Las fotos deben capturar la situación actual del vehiculo y la mercancía.

• Fotos del vehiculo (Parte Externa) de los 3 lados, laterales y parte externa de las puertas.
• Foto interna: 1.- Máquinas en el estado que llegaron. 

¿Que consideramos daños?

• La mercancía debe estar en perfecto estado.

Las fotos deben ser guardardas en el directorio Transporte Interno en una carpeta llamada Fotos.

Gestion de Almacen de Refacciones --> Recepcion de Productos --> Transporte Interno

Responsable: Encargado de Almacén - Refacciones

• La descarga de Mercancía del transporte interno y Ubicación en Bodega, será organizada y liderizada por la Coordinación de Servicios.

 

Ver recomendaciones en: Descarga de Contenedores

• Para el momento de la descarga el espacio debe estar habilitado, así como los equipos necesarios para la descarga.

    

• Encargado de Almacén no participa en la descarga (solo función administrativa).

• Se ubicarán los implementos separados de las refacciones para su posterior revisión y armado.

Responsable: Servicios - Refacciones.

• La revisión comienza con la Factura en Mano, se debe verificar cada item descrito en la factura.
• Una vez identificado el item de la factura en la mercancia recibida, debemos marcar el item con un resaltador y agregarle el simbolo: 

• Despues de marcado el item(posterior a la identificación en la mercancia recibida), tomaremos una foto de la máquina o pieza identificada. El nombre que usaremos para almacenarla sera el número de la factura + número correlativo.

• Firma del formato de Lista de Verificación Revisión de Mercancía FO-007 por parte de encargado de Almacén dando su aprobación a los datos plasmados en el formato por el chofer.
• El documento debe estar firmado antes de ser digitalizado y almacenado.
• Al digitalizar el formato tener en cuenta que debe ser generado en un mismo archivo.
• Luego de digitalizar el formato este debe ser cambiado de nombre a: FO-007 LV Revision Mercancia, si hay mas de 1 archivo agregar un correlativo numerico.
• La factura (marcada) tambien debe ser almacenada en el mismo directorio del contenedor con el nombre de: Factura Nro 123.
• El archivo será guardado en: Gestión de Almacen – Recepcion de Productos – Transporte Interno.
• 
  

Nota: Si luego de la revisión se detectan diferencias entre lo descrito en factura y la mercancía se debe informar inmediatamente a Administración.

Responsable: Encargado de Almacén - Refacciones

• Ubicación, descarga, impresión y Llenado del Formato FO-008 Recepción de Implementos en:

Gestión de Almacén de Refacciones -- Recepción de Productos -- Documentos Apoyo -- FO-008 RI.

• Una vez llenado el formato, el mismo debe ser firmado por los actores mencionados en el formato para dar conformidad a los datos colocados.
• Luego de digitalizar el formato este debe ser cambiado de nombre a: FO-008 Recepcion Implementos , si hay más de 1 archivo agregar un correlativo numerico.

Importante: Se debe llenar un formato por cada Implemento.

Si luego de la revisión se detectan diferencias entre lo descrito en factura y la mercancía se debe informar inmediatamente a Administración.

Responsable: Encargado de Almacén - Refacciones

Si en la revisión de detectan cambios en códigos o descripciones se realizarán las correcciones en el Sistema Administrativo Compaqi.

Responsable: Encargado de Almacén - Refacciones

• Debe tomar el correo recibido con Asunto: Factura y Lista de Empaque. Nro. De Contenedor XYZ y sobre el mismo correo enviar la notificación.
• Anexar la Factura marcada (usada en la verificación de mercancía) al correo para la verificación del Asistente adminsitrativo.

De: refacciones@agriceres.com (ER)  
To: asistente@agriceres.com (MV), admon@agriceres.com (OM)

Asunto: Notificación de Mercancía Completa.

Se debe informar si ocurrieron observaciones en la recepción de la mercancía.

Responsable: Encargado de Almacén - Refacciones

• Se almacenará todas las fotos, los formatos y documentos anexos relacionados a la recepción de mercancía en:

Disco my cloud home – Gestión de Procesos - Gestión de Almacén

• En el directorio Contenedores, crearemos una carpeta con el siguiente nombre: Número de Contenedor – Fecha de Recepción.
• Los formatos así como las facturas usadas para la revisión (marcada) y las listas de empaque y cualquier otro documento relacionado con el proceso debe ser digitalizado y almacenado.
• El proceso de digitalizacion debe ser realizada en 1 solo documento (archivo) no 1 archivo por cada pagina del documento.

• Para las fotos, dentro del directorio creado debemos crear una carpeta llamada Fotos allí colocar los fotografias tomadas.

Abrir directorio aqui: Gestión de Almacén de Refacciones -- Recepción de Productos -- Documentos Apoyo.

Recepción de Productos - Transporte Interno

Responsable: Encargado de Almacén - Refacciones

Responsable: Servicios.

Si en el correo electronico de  Notificación de Mercancía Completa, la factura anexa se encuentra completamente marcada y firmada de acuerdo a lo especficado en este procedimiento y la notificación se envía sin observaciones, entonces se procede a dar entrada a la factura en el inventario de maquinas y accesorios.

Responsable: Asistente Administrativo.

• Una vez que el asistente administrativo recibe la Notificación de Mercancía Completa, debe descargar la(s) factura(s) enviadas en el correo y confirmar que se encuentran marcadas de acuerdo a los descrito en el paso 9 de este procedimiento.
• Si se detecta que las facturas están incompletas o no se encuentra cada item marcado de acuerdo a los establecido, debe comunicarse con el Encargado de Almacén para que haga la revisión nuevamente.
• Si la notificación de Mercancía Completa tiene observaciones debera comunicarlas a la Gerencia de Administración (OM).
• Si todos los documentos están completamente marcados y si ninguna observación se procede a realizar la entrada en Inventario.

Responsable: Asistente Administrativo.