Antes de proceder con la solicitud de un manual, verifica que hayas realizado una búsqueda exhaustiva y precisa. Considera los siguientes aspectos:

1.- Confirma que estás buscando en la carpeta del proveedor correcto: Es común confundir al proveedor al que pertenece la máquina. Para evitar este error, utiliza el Excel exhaustivo de Máquinas por Proveedores. 

2.- Busca el manual por el modelo y no solo por el nombre comercial: Algunos manuales no se guardaron con el nombre comercial de la máquina (Ej. Extirpador Hidroneumático), sino por el modelo de la máquina (Ej. RPLH). Puedes encontrar los modelos de las máquinas en tu línea de productos. 

• Nota para el Jefe de Refacciones:
  Es importantes guardar los manuales con ambos identificadores (Nombre comercial y modelo) para agilizar futuras búsquedas. Siempre puedes solicitar a Natalia el cambio de nombres de los manuales, siguiendo el procedimiento PROC-001.2 Solicitud de Cambios en la Intranet.

3.- Manuales unificados: En algunos casos, el manual de uso y mantenimiento y el manual de partes están combinados en un único archivo PDF. Si no encuentras el manual en la carpeta MANUAL DE PARTES, verifica si está almacenado en la carpeta MANUAL DE USO Y MANTENIMIENTO. Si este es el caso, notifícalo al Jefe de refacciones. 

• Nota para el Jefe de Refacciones: 
  Si identificas esta situación o alguien te notifican de ello, solicita a Natalia vía Whatsapp que el archivo se copie en ambas carpetas (MANUAL DE USO Y MANTENIMIENTO y MANUAL DE PARTES). 

 

Cuando, después de seguir el procedimiento PROC-001, confirmes que el manual que necesitas no está disponible en la Intranet y has verificado que has buscado correctamente en la carpeta adecuada, procede a solicitarlo a Natalia por correo electrónico.

Natalia es la persona designada para comunicarse directamente con los fabricantes, por lo que toda solicitud debe canalizarse a través de ella. 

PASO 1. Preparar la solicitud.
Antes de enviar tu solicitud, asegúrate de cumplir con lo siguiente:

1. Incluir el número serial de la máquina: Es indispensable proporcionar esta información para identificar correctamente el manual requerido. Puedes aprender cómo conseguir los números de serial aquí.
2. Optimizar la solicitud: 
   • Si la urgencia no es apremiante y tu carga de trabajo lo permite, aprovecha para solicitar todos los manuales que necesites del mismo proveedores en una sola comunicación. 
   • Si el manual es necesario con urgencia, no demores pidiendo otros manuales y envía el correo lo antes posible.
3. Usar la plantilla oficial: Es obligatorio el uso de una plantilla de correo que se ha preparado para la solicitud de manuales, úsala para garantizar informidad y profesionalismo en la comunicación. No se procesara ninguna solicitud sin el uso de esta plantilla.

2.- PASO 2. Enviar el correo.
Una vez preparada tu solicitud, envía un correo electrónico a Natalia utilizando la plantilla oficial. Más adelante se detalla sobre esta plantilla. 

3.- PASO 3. Notificar a Natalia vía WhatsApp
Después de enviar el correo, informa a Natalia mediante WhatsApp que la solicitud ha sido enviada. Esto facilita que Natalia esté al tanto de tu solicitud. Respalda tu mensaje con una captura de pantalla del correo que recién enviaste, dicha captura de pantalla debe mostrar principalmente el título de tu correo electrónico y un pequeño fragmento del contenido del correo. Aprende a capturar pantallas aquí.