PROC-001.1 Solicitud de Manuales Faltantes
Este procedimiento muestra la forma correcta de solicitar los manuales faltantes. A quién, por qué medio, cuánto tiempo debemos esperar y cómo guardarlo. Garantiza que todos los miembros del equipo tengan acceso a la información de los manuales que crea el fabricante.
AlcanceEste procedimiento se aplica a todos los empleados que requieren acceso a los manuales para sus tareas y responsabilidades diarias, como Jefe de Taller, Mecánicos, Asistentes Administrativos, Jefe de Refacciones y Asistente de Refacciones.
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1¿Estás seguro de que buscaste bien tu manual?Antes de proceder con la solicitud de un manual, verifica que hayas realizado una búsqueda exhaustiva y precisa. Considera los siguientes aspectos:
1.- Confirma que estás buscando en la carpeta del proveedor correcto: Es común confundir al proveedor al que pertenece la máquina. Para evitar este error, utiliza el Excel exhaustivo de Máquinas por Proveedores.
2.- Busca el manual por el modelo y no solo por el nombre comercial: Algunos manuales no se guardaron con el nombre comercial de la máquina (Ej. Extirpador Hidroneumático), sino por el modelo de la máquina (Ej. RPLH). Puedes encontrar los modelos de las máquinas en tu línea de productos.
- Nota para el Jefe de Refacciones:
Es importantes guardar los manuales con ambos identificadores (Nombre comercial y modelo) para agilizar futuras búsquedas. Siempre puedes solicitar a Natalia el cambio de nombres de los manuales, siguiendo el procedimiento PROC-001.2 Solicitud de Cambios en la Intranet.
3.- Manuales unificados: En algunos casos, el manual de uso y mantenimiento y el manual de partes están combinados en un único archivo PDF. Si no encuentras el manual en la carpeta MANUAL DE PARTES, verifica si está almacenado en la carpeta MANUAL DE USO Y MANTENIMIENTO. Si este es el caso, notifícalo al Jefe de refacciones.
- Nota para el Jefe de Refacciones:
Si identificas esta situación o alguien te notifican de ello, solicita a Natalia vía Whatsapp que el archivo se copie en ambas carpetas (MANUAL DE USO Y MANTENIMIENTO y MANUAL DE PARTES).
- Nota para el Jefe de Refacciones:
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2Envía correo electrónico a NataliaCuando, después de seguir el procedimiento PROC-001, confirmes que el manual que necesitas no está disponible en la Intranet y has verificado que has buscado correctamente en la carpeta adecuada, procede a solicitarlo a Natalia por correo electrónico.
Natalia es la persona designada para comunicarse directamente con los fabricantes, por lo que toda solicitud debe canalizarse a través de ella.
PASO 1. Preparar la solicitud.
Antes de enviar tu solicitud, asegúrate de cumplir con lo siguiente:- Incluir el número serial de la máquina: Es indispensable proporcionar esta información para identificar correctamente el manual requerido. Puedes consultar cómo conseguir los números seriales aquí.
- Optimizar la solicitud:
- Si la urgencia no es apremiante y tu carga de trabajo lo permite, aprovecha el correo para solicitar todos los manuales que necesites del mismo proveedor.
- Si el manual es necesario con urgencia, no demores pidiendo otros manuales y envía el correo lo antes posible.
- Usar la plantilla oficial: Es obligatorio el uso de una plantilla de correo que se ha preparado para la solicitud de manuales, úsala para garantizar informidad en la comunicación. No se procesara ninguna solicitud sin el uso de esta plantilla.
2.- PASO 2. Enviar el correo.
Con tu solicitud lista, procede a enviar un correo electrónico a Natalia utilizando la plantilla oficial. Recuerda incluir toda la información requerida y verificar que el contenido sea claro y completo.
3.- PASO 3. Notificar a Natalia vía WhatsApp
Después de enviar el correo, informa a Natalia mediante WhatsApp al número 954-547-5683. Esto facilita que Natalia esté al tanto de tu solicitud.
Incluye una captura de pantalla en tu mensaje, asegúrate de que en la imagen se muestre claramente el título del correo y un fragmento de su contenido. Aprende a capturar pantallas aquí.
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3Abrir la plantilla de OutlookComo se mencionó arriba, el envío de tu solicitud por correo electrónico a Natalia debe ser única y exclusivamente a través de la plantilla. Ninguna solicitud será atendida sin la plantilla.
Instrucciones para Utilizar la Plantilla
1.- Descarga la plantilla
Haz click aquí para descargar la plantilla. Serás redirigido a un archivo de Google Drive. Haz clic en el ícono de descarga.
Guarda el archivo en la carpeta de Documentos > Archivos de Outlook.
2.- Abre la plantilla
Haz doble clic sobre el archivo que descargaste y se abrirá la plantilla en Outlook.
3.- La próxima vez que requieras la plantilla
La próxima vez que requieras la plantilla tienes dos opciones- Abrir la plantilla directamente desde tu carpeta de archivos.
- Abrirla desde Outlook (recomendado)
- En Outlook Navega al menú superior y selecciona Nuevos elementos > Más elementos > Elegir formulario...
En la ventana emergente despliega el menú y selecciona la opción Plantillas del usuario en el sistema de archivos.
Selecciona el archivo Plantilla - MANUALES y haz clic en Abrir.
La plantilla se abrirá automáticamente en Outlook y estará lista para que completes los datos y envíes tu solicitud.
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4Completar los datos en la plantillaLa plantilla ya incluye la siguiente información precargada:
- Correo de Natalia: customerservice@vedafarming.com
- Correo en copia (CC): refacciones@agriceres.com
- Asunto del correo
Asunto del correo- Mantén la palabra "MANUALES".
- Sustituye "Varias máquinas":
- Si solicitas un solo manual, reemplaza esa frase con el modelo específico de esa máquina. Ej. MANUAL - G35 - FORIGO
- Si solicitas varios manuales, deja la frase "Varias máquinas"
- Escribe el nombre del proveedor en MAYÚSCULAS, Ej. LANDFORCE o FORIGO
- Nota: No combines solicitudes de máquinas de distintos proveedores en un solo correo. Envía un correo diferente para cada proveedor.
En color azul se vuelve a mencionar el nombre del proveedor, haz doble clic sobre la palabra LANDFORCE y sobre escribe en mayusculas el nombre del proveedor que necesitas.
Edición de la Tabla
A continuación viene una tabla, en la columna Máquina escribe el nombre comercial de la máquina (tal como aparece en la línea de productos impresa) y el modelo de la máquina.
En la columna Serial, coloca el serial de la máquina de la cual estás solicitando el manual. Si no conoces el serial de una máquina consulta el procedimiento PROC-001.3
En la columna Proveedor, escribe nuevamente el nombre del proveedor de la máquina.
En la columna Ruta dónde guardarlos, Indica la carpeta donde Natalia debe guardar el manual una vez obtenido.
La ruta predeterminada (texto en minúsculas y negro) es:
Veda Farming > Organizations > Agriceres > Gestión de Servicios/Refacciones
La sección final de la ruta (texto en azul) debe cambiar con el nombre de la carpeta del proveedor correspondiente. Ejemplo FORIGO > MANUAL DE PARTES.
En la columna Nombre para guardar, Define el nombre con el que Natalia debe guardar el archivo, usando esta nomenclatura:
(Nombre comercial de la máquina) + (Modelo de la máquina)
Nota: El nombre comercial de la máquina lo encuentras en la línea de productos impresa.
En la columna de Observaciones, puedes colocar cualquier información adicional que sea necesaria, anticipándote a posibles dudas que pueda generar tu solicitud.
Si te sobran filas en la tabla que no hayas utilizado, elimínalas. Selecciona las filas y oprime selecciona la opción Eliminar > Eliminar Filas.
Revisa una última vez tu correo antes de enviar.
Recuerda que una vez enviado el correo debes notificar a Natalia por Whatsapp al número 954-547-5683. Acompaña tu mensaje con una captura de pantalla. -
5Tiempos de esperaPor los husos horarios de nuestros proveedores en Italia e India, solemos recibir sus respuestas en un plazo mínimo de 1 día y máximo de 3 días. Si no obtienes respuesta dentro de este periodo, puedes volver a insistir.
Para manuales de alta urgencia, es importante que lo indiques tanto en el correo como en el mensaje de WhatsApp dirigido a Natalia.USOS HORARIOS DE NUESTRAS SUCURSALES Y PROVEEDORESQuerétaro, Puebla y MissouriCamalú, Mexicali y CaliforniaItaliaIndia01:0023:0008:0012:3002:0000:0009:0013:3003:0001:0010:0014:3004:0002:0011:0015:3005:0003:0012:0016:3006:0004:0013:0017:3007:0005:0014:0018:3008:0006:0015:0019:3009:0007:0016:0020:3010:0008:0017:0021:3011:0009:0018:0022:3012:0010:0019:0023:3013:0011:0020:0000:3014:0012:0021:0001:3015:0013:0022:0002:3016:0014:0023:0003:3017:0015:0000:0004:3018:0016:0001:0005:3019:0017:0002:0006:3020:0018:0003:0007:3021:0019:0004:0008:3022:0020:0005:0009:3023:0021:0006:0010:3000:0022:0007:0011:30