Los seriales de las máquinas vienen en las facturas de compra que nos emite Veda Farming. Para visualizar la Factura de Compra de una máquina sigue la siguiente ruta:

Ruta:
Te lo ilustro con imágenes:

(Encuentra el serial de la máquina en la parte de abajo de la descripción de la máquina).

¡Listo!, ese es el número serial de una máquina de la cuál sabemos cuándo se adquirió y de la cuál tenemos factura de compra.

Los seriales de las máquinas también se encuentran en las facturas de venta de los clientes.  Para visualizar la Factura de Venta de los Clientes sigue la siguiente ruta:


Ruta:
Te lo ilustro con imágenes:

¡Listo!, ese es el número serial de la máquina que adquirió el cliente y de la cuál tenemos factura de venta.

CONSIDERA LO SIGUIENTE
La empresa comenzó a utilizar el sistema ALPHA ERP a partir del 2023. De manera que, si la venta de esa máquina se efectuó antes de ese año, no encontrarás la Factura de Venta de esa máquina en el sistema. En este caso tendrías que proceder con el siguiente paso; Solicitar al cliente fotografía de la Placa de Número Serial.

En ocasiones, cuando no se cuenta con el registro de la Factura de Compra ni de la Factura de Venta de una máquina, existe un último recurso: solicitar al cliente una fotografía de la Placa de Número Serial. Esta es una placa metálica donde viene troquelado ese número. Gracias a ella, es posible recuperarlo incluso si la información de las facturas se ha extraviado.

Generalmente, esta solicitud se realiza al cliente mediante un medio escrito, con un mensaje similar al siguiente:



Cabe destacar que, además del número serial, la placa suele proporcionar información adicional como el modelo, año de fabricación, peso, entre otros datos reelevantes.



ASPECTOS IMPORTANTES A CONSIDERAR:
1.- Evita recurrir al cliente como práctica habitual: Solicitar el número serial a los clientes no debería ser la norma, ya que es nuestra responsabilidad mantener un registro adecuado de esta información. Por lo tanto, esta medida debe tomarse estrictamente como último recurso. 
2.- Registra de una vez la información en cuanto la tengas: Se ha detectado que en administraciones anteriores del departamento de refacciones, se solicitó el número serial de una misma máquina en múltiples ocasiones. Esto es una mala práctica que debe evitarse a toda costa. Una vez obtenido el número serial, este debe registrarse adecuadamente para no volver a pedirlo.

En el siguiente paso, se explica el proceso para registrar correctamente los números seriales una vez obtenidos, asegurando así una gestión más eficiente y profesional. 

Para registrar el número serial en el Perfil del Cliente debes guardar la fotografía en una carpeta específica del VSAI, para después poder adjuntarla al Perfil del Cliente. Sigue los estos pasos:

PASO 1.- Descarga la Fotografía en tu ordenador. 
En la conversación de WhatsApp con tu cliente, da doble click sobre la fotografía del número serial. Haz click derecho sobre la previsualización y selecciona Guardar como. 

Guarda la fotografía en una ubicación temporal en tu ordenador (por ejemplo, el Escritorio)Renombra el archivo con la siguiente nomenclatura: 

• Ejemplo: AGI_SN-2-130_220090_Agroverdi

Para conocer el nombre y las siglas del proveedor de cada máquina puedes consultar el Excel Exhaustivo de Máquinas por Proveedores.


PASO 2. Guarda la fotografía en el sistema VSAI. 
Abre la RemoteApp y en el menú lateral selecciona la opción VSAI.
Navega a la siguiente ruta:C:\VSAI > Empresas > AGRICERE > DocumentosQueretaro-Refacciones > SERIALES DE MAQUINAS CLIENTES Busca la carpeta del cliente. Si no existe, crea una carpeta con su nombre. 

Copia la fotografía desde tu ordenador (Ctrl+C) y pégala en la carpeta correspondiente del VSAI (Ctrl+V).

• Nota: No funciona la opción de arrastrar archivos.

PASO 3.- Adjunta la fotografía al perfil del cliente. 
Abre la RemoteApp y selecciona Alpha ERP. Inicia sesión con tu contraseña. Ve al módulo CLIENTES y selecciona la opción Clientes. 

Usa el botón Buscar en el menú lateral derecho.

Escribe el nombre del cliente y presiona Enter. 

• Nota: Si aparecen varios clientes con nombres similares, selecciona el correcto de la lista y presiona Enter. 

Dentro del perfil del cliente, haz click en Cambios y selecciona la pestaña Documentos.

•  Evita a toda costa modificar información de la pestaña Datos Generales. 

Haz click en el botón Externo para abrir la ventana de selección de archivos. 
Navega a la carpeta del cliente donde guardaste previamente la fotografía con el serial.  
La ruta es: DocumentosQueretaro-Refacciones> Seriales de maquinas cliente> Carpeta con el nombre del cliente

Tilda el o los archivos que deseas adjuntar y da click en el botón Si

Tu archivo adjunto debería aparecer en el listado, puedes visualizar cada archivo dando click sobre el ícono de documento. 

Da click en el botón Sí para guardar. 

PASO 4.- Guarda el número serial en la pestaña de Comentarios, del Perfil del cliente. 
Abre el perfil del cliente siguiendo los pasos antes descritos. Da click en Cambios, abre la pestaña Comentarios.

Escribe el serial de la máquina siguiendo el siguiente formato.

               MAQUINAS VENDIDAS
               -BASI SP 2002 
               Serial:004 Año:2021

               - Sembradora Agricola Italiana SN-2-130
               Serial:220090 Año:2022 Peso:753kg

               - Rotocultor F4C 300
               Serial:F9433 Año:2020 Peso:753kg

Escribe el título "MAQUINAS VENDIDAS" en mayusculas. En una nueva fila coloca un guion medio (-) como viñeta y escribe el nombre y modelo de la máquina, en una nueva fila coloca la palabra "Serial:" y escribe el número serial, seguido de un espacio escribe la palabra "Año:" segido del año y la palabra "Peso:" Seguido del peso de la máquina, no olvides colocar la unidad de medida descrita en la etiqueta (KG, LB, etc.). Da click en el botón Sí. 

Este procedimiento garantiza que la fotografía y los datos del número de serie estén correctamente archivados y vinculados al perfil del cliente. 

Video
Guía para conseguir seriales de las máquinas

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