1. El asistente Administrivo (MV) recibe correo de OM con el paquete de documentos definitivos de importación, en este momento se debe enviar la primera notificación vía email con la factura sin precio y lista de empaque anexa. (Aprox. 15 días antes).


2. Envío de mensaje por WhatsApp 5 días antes por OM para el grupo Plan de Viajes:

• El titulo del mensaje debe contener el nro. del Contenedor.
• Encargado de Almacén (ER): preparar lote de documentos necesarios para verificación.
• Taller: - Preparar herramientas de descarga (Montacarga, cintas de amarre, torre) y preparar espacio en almacén.

3. La Compra se registra cuando se recibe la confirmación de Aduana junto con el Pedimiento de Importación, el asistente Administrivo (MV) registra la compra en el sistema y envía a Encargado de Almacén (ER) el documento de compra modificado.

Documentos recibidos vía correo electrónico:

• Factura mod. y Lista de Empaque.
• Confirmación de Llegada de Contenedor. (5 días antes)

Imprimir y tener preparados estos documentos al momento de la llegada del contenedor.

FO-006 - LV Revisión de Contenedor
FO-007- LV Revisión de  Mercancia
FO-008- Recepción de Implementos


Responsable: Encargado de Almacén - Refacciones

• Preparación de Implementos para descarga de mercancía.

Montacargas, eslingas, pernos, grua, escaleras, cintas, guantes.

•  Habilitación de Espacio Físico en Bodega.

Responsable: Servicios.

Información a revisar:

• Nro. De Matricula del contenedor, 
• Dirección, de donde viene 
• A quien va dirigido.

Posterior a la verificación de los datos se debe firma el original y copia del documento de transporte.
El receptor (Agriceres- Refacciones) recibe copia y archivar digitalmente (con firma y hora de llegada del contenedor) en:

Disco my cloud home – Gestión de Procesos - Gestión de Almacén - Contenedores

Nombre del Documento: Naviera + Numero Correlativo (Si es mas de un documento)

Responsable: Encargado de Almacén - Refacciones

Si el Precinto Aduanero no corresponde con el especificado en el documento entregado por el transportista se debe detener la descargar e informar a Administración inmediatamente. Responsable: Encargado de Almacén - Refacciones

Las fotos deben capturar la situación actual del contenedor y la mercancía. Fotos del Contenedor (Parte Externa) de los 3 lados, laterales y parte externa de las puertas. Foto interna: 1.- Máquinas en el estado que llegaron. 2.- Una vez vacio, desde la entrada hacia el interior del contenedor donde se aprecie las paredes internas, el piso y el techo. Foto de las puertas lado interno. ¿Que consideramos daños? La lona que cubre el contenedor debe estar en perfecto estado, no rota. Las paredes del contenedor deben estar sin daños ni evidencias de golpes importantes. La mercancía debe estar en perfecto estado. Las fotos deben ser guardardas en el directorio del contenedor en una carpeta interna llamada Fotos. Disco my cloud home \ Gestión de Procesos \Gestión de Almacén \ Contenedores \ Nro. XYZ.\ Fotos Responsable: Encargado de Almacén - Refacciones

• La descarga de Mercancía del Contenedor y Ubicación en Bodega será organizada y liderizada por la Coordinación de Servicios (Sr. Rafael).

 
Ver recomendaciones en: Descarga de Contenedores

• Para el momento de la descarga el espacio debe estar habilitado, así como los equipos necesarios para la descarga.

    

• Encargado de Almacén no participa en la descarga (solo función administrativa).

• Se ubicarán los implementos separados de las refacciones para su posterior revisión y armado.

Responsable: Servicios - Refacciones.

Llenar formato FO-006 - LV Revisión de Contenedor.
Si se detectan daños en esta instancia informar inmediatamente a Administración.

My Cloud Home Agriceres -> Formatos FO-006 LV RC

• Una vez llenado el formato, el mismo debe ser firmado por los actores mencionados en el formato para dar conformidad a los datos plasmados.
• Luego de digitalizar el formato este debe ser cambiado de nombre a: FO-006 LV Revision Contenedor, si hay mas de 1 archivo agregar un correlativo númerico.

Responsable: Encargado de Almacén - Refacciones

• La revisión comienza con la Factura en Mano, se debe verificar cada item descrito en la factura.
• Una vez identificado el item de la factura en la mercancia recibida, debemos marcar el item con un resaltador y agregarle el simbolo: 

• Despues de marcado el item(posterior a la identificación en la mercancia recibida), tomaremos una foto de la máquina o pieza identificada. El nombre que usaremos para almacenarla sera el número de la factura + número correlativo.

• Llenado del formato de Lista de Verificación Revisión de Mercancía FO-007 en:

My Cloud Home Agriceres -> Formatos FO-007 LV RM

• Una vez llenado el formato, el mismo debe ser firmado por los actores mencionados en el formato para dar conformidad a los datos plasmados.
• El documento debe estar firmado antes de ser digitalizado y almacenado.
• Al digitalizar el formato tener en cuenta que debe ser generado en un mismo archivo.
• Luego de digitalizar el formato este debe ser cambiado de nombre a: FO-007 LV Revision Mercancia, si hay mas de 1 archivo agregar un correlativo numerico.
• La factura (marcada) tambien debe ser almacenada en el mismo directorio del contenedor con el nombre de: Factura Nro 123.

Nota: Si luego de la revisión se detectan diferencias entre lo descrito en factura y la mercancía se debe informar inmediatamente a Administración.

Responsable: Encargado de Almacén - Refacciones

• Ubicación, descarga, impresión y Llenado del Formato FO-008 Recepción de Implementos en:

 My Cloud Home Agriceres -> Formatos FO-008 RI.

• Una vez llenado el formato, el mismo debe ser firmado por los actores mencionados en el formato para dar conformidad a los datos colocados.
• Luego de digitalizar el formato este debe ser cambiado de nombre a: FO-008 Recepcion Implementos , si hay más de 1 archivo agregar un correlativo numerico.

Importante: Se debe llenar un formato por cada Implemento.

Si luego de la revisión se detectan diferencias entre lo descrito en factura y la mercancía se debe informar inmediatamente a Administración.

Responsable: Encargado de Almacén - Refacciones

Si en la revisión de detectan cambios en códigos o descripciones se realizarán las correcciones en el Sistema Administrativo Compaqi.

Responsable: Encargado de Almacén - Refacciones

• Debe tomar el correo recibido con Asunto: Factura y Lista de Empaque. Nro. De Contenedor XYZ y sobre el mismo correo enviar la notificación.
• Anexar la Factura marcada (usada en la verificación de mercancía) al correo para la verificación del Asistente adminsitrativo.

De: refacciones@agriceres.com (ER)  
To: asistente@agriceres.com (MV), admon@agriceres.com (OM)

Asunto: Notificación de Mercancía Completa.

Se debe informar si ocurrieron observaciones en la recepción de la mercancía.

Responsable: Encargado de Almacén - Refacciones

• Se almacenará todas las fotos, los formatos y documentos anexos relacionados a la recepción de mercancía en:

Disco my cloud home – Gestión de Procesos - Gestión de Almacén

• En el directorio Contenedores, crearemos una carpeta con el siguiente nombre: Número de Contenedor – Fecha de Recepción.
• Los formatos así como las facturas usadas para la revisión (marcada) y las listas de empaque y cualquier otro documento relacionado con el proceso debe ser digitalizado y almacenado.
• El proceso de digitalizacion debe ser realizada en 1 solo documento (archivo) no 1 archivo por cada pagina del documento.

• Para las fotos, dentro del directorio creado debemos crear una carpeta llamada Fotos allí colocar los fotografias tomadas.

Abrir directorio aqui:

Recepción de Productos - Contenedores

Responsable: Encargado de Almacén - Refacciones

Responsable: Servicios.

Si en el correo electronico de  Notificación de Mercancía Completa, la factura anexa se encuentra completamente marcada y firmada de acuerdo a lo especficado en este procedimiento y la notificación se envía sin observaciones, entonces se procede a dar entrada a la factura en el inventario de maquinas y accesorios.

Responsable: Asistente Administrativo.

• Una vez que el asistente administrativo recibe la Notificación de Mercancía Completa, debe descargar la(s) factura(s) enviadas en el correo y confirmar que se encuentran marcadas de acuerdo a los descrito en el paso 9 de este procedimiento.
• Si se detecta que las facturas están incompletas o no se encuentra cada item marcado de acuerdo a los establecido, debe comunicarse con el Encargado de Almacén para que haga la revisión nuevamente.
• Si la notificación de Mercancía Completa tiene observaciones debera comunicarlas a la Gerencia de Administración (OM).
• Si todos los documentos están completamente marcados y si ninguna observación se procede a realizar la entrada en Inventario.

Responsable: Asistente Administrativo.