Agriceres

    Timbrar Factura a partir de una Pre-Factura.

    Responsabilidades:

    • Tener la pre-factura o remisión de venta para validar que los datos como las cantidades de productos y costos corresponden; y obtener los datos fiscales como: USO DE CFDI, Forma de pago, Método de pago, Régimen físcal del receptor; mismos que se seleccionaran en la factura.
    • Verificar que la fecha de los días que se le dan al cliente para el crédito corresponda de lo contrario asignarla.
    • Guardar y enviar al cliente los dos documentos que se generan al realizar la factura el PDF y el XML
    • Tener el contacto del cliente responsable de confirmar que la factura es correcta.
    • En refacciones que se envían por paquetería se debe escribir en las observaciones la guía de envió, así como el domicilio a donde se enviaron para futuras aclaraciones con el cliente.
    • Se debe verificar que todos los datos de una factura esten correctos antes de timbrar debido a que el sistema no permite cancelaciones por lo que se tiene que llamar al cliente pidiendo que apruebe la cancelación.
    • Toda factura timbrada y el XML se debe enviar al departamento de administración a los correos asistente@agriceres.com y contab@agriceres.com.
    • El timbrado de las pre-facturas debe realizarse dentro de los dos días hábiles siguientes a la entrega de las refacciones al cliente, o inmediatamente después de recibir el pago, si el cliente lo solicita, incluso si las refacciones aún no han sido entregadas. A excepción de fin de mes, en cuyo caso el timbrado debe realizarse ese mismo día. 
    Importante: Al enviar la factura timbrada al cliente escribir la siguiente leyenda "Para solicitar cambio en la factura solo puede ser dentro del mes en curso, de no ser así, ya no serán posibles cambios ni cancelaciones" "Favor de confirmar de recibido".

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      Acceso a Alpha ERP.

      Inicie sesión en Alpha ERP utilizando su usuario.


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      Facturación.

      Una vez dentro del sistema, ubicar y dar clic el módulo de "Clientes". 

      • Dar clic en el ícono de "Facturas".



      En la ventana "Facturas".
      •  Dar clic en la opción "Altas" para crear una nueva factura.

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      Selección del tipo de factura y registro del número pre-factura.

      Identificar el campo que dice "Directa".

      • A) Dar clic en la flecha que esta hacia abajo. 

      • B) En la lista de opciones seleccionar "Remisión' de la lista desplegable.


      En el campo vacío contiguo:

      •  Escibir el número de la pre-factura y dar enter.



      El sistema genera automáticamente detalles como nombre del cliente, la fecha de vencimiento en caso de que el cliente tenga credito, la moneda en la que saldra la factura, el nombre del producto, cantidad, descripción, precio y total. 
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      Verificación de la fecha de vencimiento y moneda.

      Verifique la fecha de vencimiento en caso de que el cliente tenga crédito.

      • En el campo "Fecha Venc".
      • Debe corresponder con los días de crédito que se proporcionan al cliente.



      Si la fecha no corresponde, modifique la fecha.
      • Dar clic en el icono del "Calendario" y dar un clic en la fecha que correspondiente.



      En el campo "Moneda".

      • Asegúrese de que la moneda sea la correcta.
      • En caso contrario, cambie a la moneda requerida (Escribir 1 para pesos o 2 para dólares). 




      Es importante verificar que los datos del cliente, la fecha de vencimiento y la moneda sean las correctas debido a que una vez que se pase a confirmar los datos ya no podrá hacer cambios se tendrá que dar clic en el botón "No" y comenzar de nuevo.
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      Confirmación de datos de facturación

      El sistema trae en automatico de la pre-factura los producto, cantidad, descripción, precio, total y observaciones.

      • A) Solo se debe confirmar la información con un clic en el botón "Sí". 
      • B) Se modifican las partidas cuando se tiene que incluir el costo del envío. Ver el inciso C.


      C) En la sección de los productos se agrega una nueva partida. Modificar partidas en documentos de Alpha ERP.  Ingresar al link y seguir el paso 2.

      Una vez que se agrega una nueva partida.
      • En la columna "Clave".
        • Se escribe el código 1S05 que corresponde a los Gastos de Manejo y Envío. 


      En la columna "Importe".

      • Se escribe la cantidad correspondiente al envío, el cual se obtuvo de la cotización de la paquetería.




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      Opción de Crédito y Autorización del Usuario

      En la ventana de "Forma de Pago". 

      • A) Verifique que la opción de "Crédito" está seleccionada. De lo contrario seleccionar con un clic. Se mostrara la "Fecha de vencimiento".

      • B) Confirme haciendo clic en el botón "Sí".


      En la ventana "Mensajes".

      • Dar clic en el botón "Sí". 


      En la ventana "Usuario que autoriza".

      • En el campo "Password" escribir el usuario con el que se inició sesión en Alpha ERP.



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      Datos adicionales

      En la ventana "Datos adicionales necesarios para la composición del comprobante fiscal digital por Internet"

      • Modificar los datos correspondientes a la "Pre-factura" 


      Régimen físcal emisor es el de AGRICERES ese no se modifica. Debe ser 601-General de Ley de Persona Morales.

      • USO DE CFDI.

      En el campo "Uso del CFDI":
      • A) Dar clic en la flechita que está hacia abajo.
      • B) De la lista despegable seleccionar la opción correspondiente a la pre-factura.


      Realizar el mismo procedimiento para los campos:
      • Forma de pago.
      • Método de pago.
      • Régimen físcal del receptor.

      • Una vez que verifica que los datos seleccionados corresponden a la mismos datos que la Pre-factura; dar clic en el botón "Salir".



      En la ventana "Módulo de impresión"
      • Dar clic en el botón "Salir".
       



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      Timbrado de la Factura

      Para timbrar la factura.

      En la ventana "Fácturas":
      • Dar clic el botón "Último", se mostrara la factura generada.




      En caso de que la factura mostrada no corresponde con la generada se busca en el botón  "Anterior".



      En el campo "Seguimiento de documentos"  (flecha que esta hacia abajo).
      • Dar clic para que se despliege la lista de opciones.


      En la lista de opciones.
      • Dar clic en "Certificar CFDI".



      En la ventana de "Comprobante fiscal digital por internet".
      • Mostrara que la certificación del documento se realizó con éxito.
      • Dar clic en el botón "Aceptar".




      En la ventana "Módulo de impresión".
      • Dar clic en el botón "Salir".




      Dar clic en el botón "Salir".

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      Copiar Factura y complemento para su envio al cliente.

      Para copiar la "Factura" y el "XML".

      En la ventana "Remote App".

      • Ingresar a la carpeta VSAI. 


      En la lista despegable de la carpeta "VSAI".

      • Dar clic en la carpeta "CFDI".

       


      Para copiar la factura y el XML, se busca la fecha del día en que se genera la factura. Comenzando con el año, mes y día.

      • Dar clic en la carpeta del  "Año" en que se genera la factura.




      • Dar clic en la carpeta correspondiente al "Mes" en que se genera la factura.



      • Dar clic en la carpeta correspondiente al "Día" que se genera la factura.



      • Seleccionar y copiar la "Factura y el XML" generado (Verificando que corresponde a la feha y hora en que se genero la factura), de la lista desplegable.




      Para el guardado de las Facturas.
      • Se debe guardar con las dos primeras letras de la sucursal que realizo el número de la factura separado de un guion con el nombre del cliente. Ejemplo: CE 2386-VEGETALES FRESCOS GARCÍA.




      Enviar al cliente ya sea por correo o whatsapp según nos indique el cliente.

      • Comenzar con el saludo y continuar con el número de factura, descripción de la compra y nota de entrega correspondiente. 

      Ejemplo:




      Enviar por correo al departamento de contabilidad.

      Para: asistente@agriceres.com, contab@agriceres.com

      Asunto: Factura (Folio de la factura) y XML [Razón Social del Cliente]

      Cuerpo del correo:

      Escribir el saludo segun la hora (Buen día, Buena tarde).

      Adjunto les envío la factura (Folio de la factura) y el XML correspondiente a la nota [Folio de la Nota], la cual ya está adjunta en el ALPHA ERP.

      Saludos cordiales.


      Ejemplo: