Agriceres

    NOTA DE ENTREGA

    Definición: 

    Nota de Entrega Agriceres: Certifica la entrega de maquinaria, refacciones o servicios tanto a clientes externos como dentro de la misma empresa, incluyendo movimientos entre sucursales y entrega de refacciones a taller.

    Casos en los que se genera una Nota de entrega:

    Caso 1. Por venta al cliente.
        Caso 1.1. Ya se facturó, falta entregar la maquina.
        Caso 1.2. No se ha facturado, pero se va a entregar antes de facturar.

    Caso 2. Por demostración.
        Caso 2.1 La maquina se queda con el cliente y se factura.
        Caso 2.2 La maquina se regresa sin ser vendida, pero registramos que esta maquina ya estuvo en Demo.

    Caso 3. Por movimientos entre almacenes.
         Caso 3.1 - Falta de Código en el Sistema:
              Refacciones o maquinaria recién llegadas no tienen un código asignado en el sistema y se mueven sin ingreso previo al sistema.
        Caso 3.2 - Transferencia de Mercancía a Otro Lugar:
             La mercancía se enviará a otro lugar como Veda y no se puede ingresar en el sistema de Agriceres.
        Caso 3.3 - Modificación de Maquinaria:
             La maquinaria ha sido modificada y requiere un nuevo código e ingreso al sistema.
        Caso 3.4 - Mercancía Consumible:
             Aunque tenga un código, la mercancía consumible no se registra en el sistema.
        Caso 3.5 - Mercancía No Registrable:
             Elementos como muebles, estantes, racks, etc., no se pueden dar de alta en el sistema.
        Caso 3.6 - Omisión de Envío o Devolución de Mercancía:
             La mercancía ya está registrada en el sistema, pero falto de enviar una parte o se devuelve debido a errores en los envíos.
        Caso 3.7 - Mercancía existente físicamente pero que no está en el sistema, por lo que no tiene un código asignado.
        Caso 3.8 - Mercancía que ya tiene un código y entrada en el sistema y que forma parte de una maquinaria.

    Tipo de entrega del Pedido.
    • Entrega a Cliente con nombre ya existente en el sistema.
    • Entrega a Demo.
    • Entrega a cliente con nombre a Publico en General.
    • Entrega a exposición.
    • Envío por paquetería [Refacciones].
    • Entrega en sucursal.
    • Entrega a taller [Refacciones].
    • Entrega de un chofer a otro (Chofer, Vendedor) en algun punto especifico.
    • Entrega de un chofer al vendedor para que este a su vez entregue al cliente.

    Tipos de clientes:
    Clientes internos.
    • Sucursal Camalú.
    • Sucursal Perote.
    • Sucursal Querétaro.
    • Sucursal Mexicali.
    • Agriceres.
    Clientes Externos.
    • Los que ya estan dados de alta en el sistema.
    • Público en General. 

    Responsabilidades: 

        -De los empleados de Agriceres, que generen una Nota de Entrega:

    •  Verificar que los siguientes datos estan correctos antes de imprimir.

    1. Nombre del cliente o sucursal. [Espacio para seleccionar el nombre del cliente o la sucursal que solicita los productos o servicios].

    2. Cantidad. [Espacio para indicar la cantidad de productos solicitados].

    3. Clave del producto. [Espacio para seleccionar la clave identificadora del producto solicitado].

    4. Características amplias en maquinaria. 
    [Espacio para seleccionar las características generales de la maquinaria requerida, como modelo, capacidad, dimensiones, etc.].

    5. Serial. [Espacio para ingresar el número de serie único o el punto identificador de la maquinaria o refacción solicitada]. Nota: El serial se esrcribe en las observaciones por partida.

    6. Observaciones Generales. [Espacio para escribir cualquier observación adicional relacionada con el pedido, como folio de cintillo, chofer, vehiculo y remolque (si aplica) etc.].

     
    • Generar una Nota de Entrega siempre que sale mercancía de su almacén. 
    • Dar seguimiento a la Nota de Entrega hasta que la recibe firmada por quien entrega y por quien recibe.
    • Realizar Nota Manual solo en caso de fallas en internet o falta de suministro eléctrico que impidan la entrega urgente de la mercancía. En cuanto se solucione la problemática, se debe realizar la Nota de Entrega en el sistema Alpha ERP colocando en las observaciones el folio de la Nota Manual y adjuntar ambas notas. 
    • Solicitar autorización previa del Administrador/representante legal  (Cel. 3311517901, Correo: admon@agriceres.com), para la Realización de una Nota Manual.
    • Adjuntar la Nota de Entrega en el sistema Alpha Erp, asegurándose de que se cuenta con las firmas correspondientes.
    • Dar seguimiento a la nota de entrega hasta su cierre.
    • Cuando una nota se factura, es necesario escribir el número de la factura en la parte superior derecha de la nota impresa firmada (Anexo).
    • Solicitar la creación de codigos de maquinaria a Gerente de Ventas (Cel: 4611557172, Correo: mercadeo@agriceres.com) cuando no se encuentren en el sistema.
    • Solicitar la creación de codigos de refacciones a Jefe de Taller cuando no se encuentren en el sistema.
    • El código 1S004 para mover maquinaria de una sucursal a otra solo se puede usar con autorización de Gerente de Ventas. 
       Plazos de cierre:
    • Para notas de entrega a clientes (donde se regresa la maquinaria o refacciones a la sucursal) se dispone de una semana para el cierre. 
    • Para notas internas a nombre de la sucursal, se cuenta con dos semanas para el cierre.
    • Para notas de entrega de maquinaria o refacciones vendidas: El cierre de la nota de entrega se realiza junto con la factura de venta; se dispone de una semana para el cierre.
     Nota: En casos especiales donde se requiera más tiempo para el cierre de la misma, se debe consultar y tener la aprobación del Administrador/representante legal dmon@agriceres.com, e informar a mercadeo@agriceres.com con copia calidad@agriceres.com.
    1. 1

      Generar una Nota de Entrega.

       1. INGRESAR AL SISTEMA ALPHA ERP 

      2. Dar clic en el módulo de 'Clientes'.
      • En el menú diafragmático, hacer clic en el icono de 'Pedidos'.


      3. Creación de un nuevo pedido: 

      • En la ventana de 'Pedidos', haz clic en el botón 'Altas'. 


      4. Rellenar los campos del pedido: 

      Como, el cliente, los productos, la cantidad y las observaciones.

      Para el  'Cliente':

      • En el campo del 'Cliente' (cuadro vacio), presiona 'Enter' en el teclado de la computadora. 
      • En la ventana de búsqueda:
        • Escribe el nombre o un indicio del cliente (Respetando el Tipo de Cliente).
        • Seleccionar el cliente adecuado y presiona 'Enter'.

      Casos especiales de clientes.
      Seleccionar 
      Cuando
      Publico en General.La mercancía va a Demostración y el cliente no se ha dado de alta.
      El cliente a si lo solicita.
      Agriceres-Nombre de la Sucursal.Para uso interno de Agriceres en el taller.
      Perote.La mercancía va a dicha sucursal.
      Camalú.La mercancía va a dicha sucursal.
      Querétaro.La mercancía va a dicha sucursal.
      Mexicali.La mercancía va a dicha sucursal.

       
      Cuando un cliente que requiere la nota a su nombre no se encuentre en el sistema, se debe solicitar a importaciones su ingreso. Esto se realizará enviando escaneada la constancia de situación fiscal del cliente al correo asistente@agriceres.com

      Para la 'Moneda':
      • En este caso será pesos (número 1). 
      • El tipo de cambio sirve cuando es en dolares ( Moneda - número 2).


      Para los 'Productos' solicitados.
      • Nos colocamos en la columna 'Clave' presionamos enter para traer los registros seleccionamos el deseado y dar enter.


      • O bien nos colocamos en la columna 'Clave'  se escribe la misma y se da enter.

      Claves especiales:

      Clave
      Descripción
      Usar 
      IS01Mano de obra.Para servicios de reparación en campo y taller.
      1S02Material de Consumo.
      Todo lo que se utiliza en reparación como diluyentes, estopas, silicón, etc.
      IS03Gastos de Traslado.Los viaticos del mecanico.
      1S05Gastos de Manejo y Envío.Cuando se envia mercancia por paqueteria.
      1S06Gastos de Traslado o Viaje.Gastos de trasporte.
      1S07Trabajo de Terceros.
      En reparaciones externas ejemplo: Se debe llevar la pieza a un torno a la empresa.
      1S10Renta de equipos.Cuando se queda en renta la maquina.
      1S004Codigo abierto.
      Envio de folletos, pzas olvidadas, partes de maquinas, estanteria, cualquier otro que no requiera darse de alta en el sistema. 



      • Capturamos la 'Cantidad' solicitada y dar enter.


      • En la columna Lista se escribe la letra C y se dan tres enter para que nos lleve a la columna de observaciones por producto.


      Para 'Observaciones por Partida' 
      • En la columna de 'Observaciones', escribe la palabra "Serial" seguida del número correspondiente. 


      Nota: Repetir los pasos para capturar todos los productos solicitados.


      Para eliminar un producto, haz clic en la pestaña izquierda de la columna 'Nombre' en la lista de opciones y da clic en 'Eliminar'.


      Agregar 'Observaciones Generales': 
      • Dar clic en la pestaña de observaciones y posicionar el cursor en el espacio gris.
      • Escribir el nombre del chofer, vehiculo y/o remolque.
      • Escribir el folio del cintillo (Cuando se utiliza).
      • Escribir el número de No. de Envió de Publicidad y Marketing-Administración (Cuando aplica).
      • Escribir el folio de la Nota Manual cuando se utilice una.
      • Escribir las observaciones relevantes y necesarias.


      Ejemplos de observaciones:
      Tipo de entrega del Pedido.
      Observaciones.
      Entrega a cliente con nombre ya seleccionado en el sistema.
      • Nombre del chofer.
      • Nombre del Vehículo y Remolque (Si aplica).

      Entrega a cliente con nombre a Publico en General.
      • Nombre del chofer.
      • Nombre del Vehículo y Remolque (Si aplica).
      • "Con atención a" seguido de           [Nombre del interesado].
      Entrega de Sucursal a Sucursal.
      • Nombre del chofer.
      • Nombre del Vehículo y Remolque (Si aplica).
      • Incluir folio del cintillo (Si aplica) 
      • Incluir No. envió de Publicidad y Marketing-Administración (Si aplica)

      Entrega a Exposición.
      • Nombre del chofer
      • Nombre del Vehículo y Remolque (Si aplica)
      • "Con destino a" seguido del [Nombre del Nombre de la Exposición].
      Envío por paquetería [Refacciones].
      • Se envia por paquetería. 
      Entrega a taller [Refacciones].
      • Nombre de quien recibe.
      • Para que se utilizara.
      Entrega de un chofer a otro (Chofer, Vendedor) en algun punto especifico.
      • Nombre del chofer seguido del nombre de quien recibe. Ejemplo: Entrega Jorge a Enrique para posterior entrega al cliente.
      • Nombre del Vehículo y Remolque (Si aplica).


      5.  Guardado de la Nota de Entrega
      Después de capturar todos los productos solicitados y verificar que todos los campos están correctos, haz clic en el botón 'Sí' para guardar la Nota de Entrega.  

       
      6. Vista previa y opciones de exportación

      Al mostrarse la ventana de Módulo de impresión haz clic en el botón 'Previo'.


      En la Vista Preliminar
      • Dar clic en el Botón 'Exportar a PDF'.

      A) Cambiar el nombre en la sección 'Archivo' por el numero del Folio de la Nota de Entrega generada.
      B) Haz clic en el botón Exportar.



      7. Recuperar archivo de la carpeta VSAI

      Dar clic en la carpeta 'VSAI' 


      Se abrirá la carpeta "VSAI".
      • A) Dar clic en VSAI.
      • B) Dar clic en archivos.




      Se mostrará la lista de archivos:
      • Copiar la "Nota".
      • Pegar en la "Carpeta de su Sucursal", para su posterior impresión.



    2. 2

      Modificar o Cancelar un Pedido.

      Una vez que ya se finalizo el pedido pero se necesita modificar la cantidad, los productos y/o las observaciones. O simplemente nos cancelarón el pedido.  

      Ingresar al sistema Alpha ERP. 
      • Dar clic en el módulo de clientes.
      • En el escritorio, busca el icono de pedidos y dar clic.

       

      Modificar Un Pedido.


      La modificación de pedidos es posible siempre que el pedido no haya sido surtido.

      Buscar la nota de entrega con su número de folio.
      • Haz clic en la pestaña 'Buscar'.
      • Verifica que el criterio de búsqueda esté configurado en 'Número de pedido'.
      • Ingresa el folio de la nota de entrega en el campo de búsqueda y presiona Enter.



      • Cuando se muestre la nota, haz clic en la pestaña 'Cambios'.


      Al mostrar la información del pedido, se tiene la opción de modificar, insertar o eliminar algún producto según lo que el cliente requiera.
      Además, se pueden modificar las observaciones de partida o generales según sea necesario.

      A. Insertar o Eliminar productos.
      • En el lado izquierdo de la columna "Clave", haz clic en la flecha azul hacia abajo.
      • Seleccionar la opción requerida.
      • Si se agrego un nuevo producto se siguen las indicaciones ya conocidas se escribe la cantidad, serial, etc.

      B. Modificar observaciones. 
      • Observaciones dar clic en  "Generales" Posicionar el curso en el cuadro gris y escribir lo correspondiente.




      C. Modificar la cantidad de un producto.
      • Ubica el producto que deseas modificar.
      • Posiciónate en la columna de "Cantidad" y escribe la nueva cantidad solicitada.
      • Presiona la tecla "Enter" para confirmar la nueva cantidad.
      • Hacer clic en el botón "Sí" para guardar la modificación.





      Cancelar Un Pedido.


      Buscar la nota de entrega con su número de folio.
      • Haz clic en la pestaña 'Buscar'.
      • Verifica que el criterio de búsqueda esté configurado en 'Número de pedido'.
      • Ingresa el folio de la nota de entrega en el campo de búsqueda y presiona Enter.




      • Cuando se muestre la nota, haz clic en la pestaña 'Cambios' dar clic en la pestaña "Observaciones".




      • En el espacio gris, escribe el motivo de la cancelación de la Nota de Entrega.
      • Dar clic en el boton 'Sí' para guardar los cambios.



      Para confirmar que se cancelo la nota.
      Buscar nuevamente la nota de entrega con su número de folio una vez que se muestra se debe de ver la leyenda "CANCELADO".


    3. 3

      Guardar y Adjuntar Notas de Entrega en el sistema Alpha ERP

      1. Cargar Notas Firmadas al Servidor Alpha ERP.

      2. Adjuntar Notas de Entrega en el Sistema Alpha ERP:
      • Navega hasta el módulo de 'Clientes'.
      • Busca y haz clic en el icono de 'Pedidos' para abrir la ventana correspondiente.


      En la ventana de pedidos, haz clic en la pestaña 'Buscar'.
      • Ingresa el folio de la nota de entrega en el campo de 'Búsqueda' y presiona enter.
      • Verifica que el criterio de búsqueda esté configurado en 'Número de pedido'. 


       3. Búsqueda y Adjunción de la Nota de Entrega:
      • En la sección de 'Documentos adjuntos', haz clic en la pestaña derecha de la flecha.
      • En la lista de opciones dar clic en 'Documentos adjuntos'.



      • Haz clic en 'Adjuntar archivo externo'.

      En la pestaña 'Seleccionar archivos de Carpeta':

      A) Buscar y selecciona la carpeta de tu sucursal. 
      B) Escribe el número de folio de la nota en la sección 'Encontrar'. 
      C) Selecciona la nota de entrega en el cuadro de la columna 'Sí'. 
      D) Confirma la adjunción haciendo clic en el botón 'Sí'.



      • Al mostrarse la pantalla de Documentos Adjuntos, dar clic en el botón 'Sí'.



      4. Verificación de la Adjunción del Archivo:

      • Ingresa nuevamente a en la sección de 'Documentos Adjuntos' , haz clic en la pestaña derecha de la flecha.
      • En la lista de opciones dar clic en 'Documentos Adjuntos'.



      • En la ventana 'Documentos Adjuntos' haz clic en el archivo adjunto.



      • Se muestra correctamente la Nota de Entrega. 


      Eliminar Notas Incorrectas

      Si la Nota de entrega no es correcta: 
      • Elimina el archivo ingresando nuevamente a la sección 'Documentos Adjuntos'.



      • En la ventana de 'Documentos Adjuntos', haz clic en la flecha del lado izquierdo del documento adjunto.
      • Al desplegarse la lista de opciones, dar clic en 'Eliminar'.


    4. 4

      Consultar Notas Abiertas

      1. Accede al módulo de clientes.
      1. En la ventana de pedidos, haz clic en la flecha hacia abajo y selecciona 'Reportes'.

      2. En la ventana de Reporte de pedido.
      1. Asegúrate de estar en la pestaña de pedidos. Haz clic en la flecha hacia abajo y dar un clic,  selecciona 'Consecutivo de Pedido Desglozado' de la lista de opciones. 



      1. Especifica el rango de fechas:

      a) Palomea la casilla de la 'Fecha' con un clic.
      b) Haz clic en la imagen del calendario, elige la fecha requerida.
       
      • Si es la misma fecha: Selecciónala en ambas imágenes de calendario.
      • Si son fechas diferentes: Selecciona la más antigua en la primera imagen y la más reciente en la segunda.


      Especifica la sucursal.
          A) Palomea el cuadro de 'Sucursal'  con un clic y dar 'Enter' con el teclado en el cuadro vacío. 
          B) En la ventana de búsqueda, localiza tu sucursal y presiona Enter.



      Ubicar la sección de 'Estatus del pedido':
      • Haz clic en la flecha hacia abajo.
      • Selecciona la opción 'Por Surtir', que corresponde a las notas abiertas.
      • Dar un clic en el botón 'Previo'.


      1. En la vista preliminar, haz clic en 'Exportar PDF'.


      En la ventana de opciones de exportación:
      • Cambiar el nombre a Notas abierta.
      1. Haz clic en "Exportar".

      Para recuperar el archivo:
      • Dar clic en la carpeta 'VSAI'.


      Al desplegar la ventana VSAI:
      • A) Dar clic en VSAI.
      • B) Dar clic en archivos.



      Se mostrará la lista de archivos:
      • Copiar archivo
      • Pegar en la "Carpeta de su Sucursal".

       

    5. 5

      Cerrar Nota de Entrega

      1. Ingresar al sistema Alpha ERP. 
      • Dar clic en el módulo de clientes.
      • En el escritorio, busca el icono de pedidos y dar clic.

       
      2. Busca la nota de entrega con su número de folio.
      • Haz clic en la pestaña 'Buscar'.
      • Verifica que el criterio de búsqueda esté configurado en 'Número de pedido'.
      • Ingresa el folio de la nota de entrega en el campo de búsqueda y presiona Enter.


      • Cuando se muestre la nota, haz clic en la pestaña 'Cambios' y luego accede a la sección de 'Observaciones'.



      • En el espacio gris, escribe las observaciones correspondientes al caso de la Nota de Entrega.
      • Dar clic en el boton 'Sí' para guardar.


      2. Confirma que se cancelo la nota 

      • Haz clic en la pestaña 'Buscar'.
      • Verifica que el criterio de búsqueda esté configurado en 'Número de pedido'.
      • Ingresa el folio de la nota de entrega en el campo de búsqueda y presiona Enter.



      • Se debe visualizar la palabra 'Cancelado'  y las observaciones escritas. 

    6. 6

      Generar una Nota de Entrega a partir de una Cotización.

      1. Dar clic en el módulo de "Clientes".
      • En el menú diafragmático, hacer clic en el icono de "Pedidos".



      2. Creación de un nuevo pedido a partir de la cotización: 
      • En la ventana de "Pedidos", haz clic en el botón "Altas". 




      Ubicar el campo de cotización: 
      • A) Dar clic en el campo de la "Cotización" con un clic para seleccionarlo.
      • B) Escribir el "Número correspondiente de la cotización" del cliente, y dar "Enter" para confirmar.



      Ejemplo:

       

      Una vez confirmado el pedido, el sistema llenara en automatico los campos como el nombre, la clave, la cantidad, lista, precio, importe, descuento, IVA y el Total.



      3. Agregar observaciones: 
      • Cotización.
      • Orden de Compra.
      • Chofer, Vehículo y remolque (Si aplica).
      • Cualquier otra observación relevante.



      4. Guardar el pedido: 
      • Verifica que todos los detalles del pedido sean correctos antes de confirmarlo.
      • Confirmar el pedido dando clic en el Botón "Sí".

       
      5. Vista previa y opciones de exportación.
      • Al mostrarse la ventana de Módulo de impresión haz clic en el botón 'Previo'.



      En la Vista Preliminar
      • Dar clic en el Botón 'Exportar a PDF'.


      A) Cambiar el nombre en la sección 'Archivo' por el numero del Folio de la Nota de Entrega generada.
      B) Haz clic en el botón Exportar.



      6. Recuperar archivo de la carpeta VSAI

      Dar clic en la carpeta 'VSAI' 



      Se abrirá la carpeta "VSAI".
      • A) Dar clic en VSAI.
      • B) Dar clic en archivos.




      Se mostrará la lista de archivos:
      • Copiar la "Nota".
      • Pegar en la "Carpeta de su Sucursal". 



       
    7. 7

      Anexo.

      • Buscar  Facturas o su Folio en el Sistema Alpha ERP.
      Buscar Facturas o su Folio en el Sistema Alpha ERP

      • Ejemplo de Nota Facturada.


      FACTURA CE 2056