Objetivo:
Establecer los lineamientos y pasos necesarios para la generación de facturas en la Empresa Agriceres, además de establecer las responsabilidades y alcance de cada actor involucrado en las diferentes actividades del proceso con el fin de lograr una gestión de facturación eficaz y efectiva.

Descripción del Proceso:
El proceso consiste en mostrar los pasos necesarios para lograr un alto desempeño en las funciones de las diferentes áreas que involucran el proceso de Facturación. Debido a que la Facturación es un proceso álgido y de gran impacto en la operación de la empresa, esta información cumple su importante objetivo en la definición de cada actividad, sus responsables, alcances y además debe constituir un instrumento de referencia fundamental para el desempeño de rutinas de trabajo, servirá de directriz para la capacitación, inducción y evaluación del personal.

Responsabilidades:

• Gerente General de Administración: Es el responsable de hacer cumplir lo que se establece en este procedimiento.
• Gerente de Ventas: responsable por cumplir y hacer cumplir lo descrito en este procedimiento. Tambien encargado de Aprobación de Requisiciones y de gestionar cualquier inconveniente presentado en la gestión de ventas.
• Asistente de Administración: Es el responsable del proceso de facturación de la empresa Agriceres.
• Contador General: Es responsable de validar y asegurar que la operación de Venta sea clara y transparente dentro del marco jurídico y se realice de acuerdo con los lineamientos legales y fiscales.
• Asistente de Ventas: Es responsable de recopilar la información generada en la negociación de venta y hacerla llegar al área de facturación para el inicio del proceso.
• Vendedor: Encargado de generar la venta, en un acuerdo de negocio viable para el cliente y la empresa, así como generar las condiciones optimas para que el Proceso de Facturación fluya de la mejor manera.
• Encargado de Almacén: registra la salida de la máquina y es responsable de relacionar todas las salidas con la factura respectiva en los casos donde se genere la venta.

1.- La cotización se debe solicitar de la siguiente manera:

-Para contactos existentes en CRM:
Nombre de Cliente, Razón Social, Código de Máquina o Accesorio a cotizar.
-Para Nuevos contactos:
Nombre de Cliente, Razón Social, Correo electrónico, Teléfono, Código de Máquina o Accesorio a cotizar.

2.- La solicitud debe realizarse vía grupo WhatsApp CRM.

Responsable: Vendedor

-Recepción de Solicitud de Cotización por grupo WhatsApp CRM. -Elaboración de cotización con los datos enviados en el paso anterior. Ver más en: Creación de Cotizaciones en CRM SalesUp -Envío de cotización al Gerente de Ventas para su respectiva validación vía WhatsApp CRM. Responsable: Asistente de Ventas

-La cotización enviada al Gerente de Ventas debe ser validada y aprobada para luego ser enviada al cliente.
-Una vez la cotización es revisada:
1.- Si es aprobada se debe indicar por grupo WhatsApp o telefónicamente al Asistente de Ventas.
2.- Si tiene cambios se debe indicar que cambios necesita por grupo WhatsApp o telefónicamente al Asistente de Ventas.

Responsable: Gerente de Ventas

- Asistente de Ventas envía la cotización por correo electrónico al cliente, vía WhatsApp o texto, colando en copia al Gerente de Ventas y vendedor solicitante. (si aplica). -El asistente de ventas debe confirmar la recepción, quien lo recibe y la hora y luego informar al vendedor. - Notificación de envío de Cotización al cliente. Esta notificación puede hacerse vía WhatsApp Grupo CRM o por voz en llamada telefónica al vendedor solicitante. Responsable: Asistente de Ventas.

-El seguimiento de las cotizaciones enviadas a los clientes, deben ser monitoreadas por el vendedor encargado de esa cuenta o el solicitante de la cotización. -El seguimiento incluye la aprobación del cliente de la cotización enviada o la solicitud de una nueva cotización si es necesaria una modificación en la negociación. Responsable: Vendedor.

• Una vez que se aprueba la venta por parte del cliente, el vendedor debe llenar un Contrato (sin excepción) el cual será por cada cotización realizada.

Ver Contrato de Ventas

¿Como llenar el Contrato de Ventas

• El Vendedor debe llenar toda la información del Contrato:
  • Datos del Cliente e información de contacto para la facturación.
  • Datos de la(s) máquina (s) a facturar.
  • Acuerdos de Precio y formas de pago.
• El contrato debe especificar claramente la (s) maquinas(s) a facturar y coincidir con la cotización firmada por el cliente. Si se requieren cambios en la cotización estos deberán ser solicitados al asistente de Ventas para que sea enviada nuevamente la cotización al cliente.
• El Contrato de Venta debe ser firmado por el cliente.
• El contrato debe ser enviado en físico o digital máximo en las próximas 24 horas. SIN CONTRATO no se puede iniciar la FACTURACIÓN.
• Si la máquina no tiene serial agregar la nota de N/A.. (Para los casos donde el vendedor llena el contrato)
• El vendedor debe dar los detalles de la venta realizada al Asistente de Ventas e informar las condiciones en las que debe realizarse la factura.
• 
  

De igual forma, los documentos e información que deberás considerar para la firma son los sigueintes:
  

• Huella dactilar de representante legal del COMPRADOR
• Identificación oficial del representante legal.
• Comprobante de domicilio con una antigüedad no mayor a 3 meses.
• Opinión favorable del SAT.
• Constancia de situación fiscal del SAT.

 
Responsable: Vendedor.

-Se recibe el contrato de ventas entregado por el Vendedor.Para los casos especiales donde el vendedor no llena el contrato, este será llenado por el asistente de ventas.

-Se verifica si esta correcta la información del contrato.
    - Sin omisiones. – Descripción exacta de máquina en la venta.

-Se recibe información del Vendedor acerca del acuerdo de ventas, condiciones adicionales en la negociación y cualquier otra información no contemplada en el contrato.

-Se envía por correo electrónico al Encargado de almacén los datos de las maquinas detalladas en la cotización sin precio.

-Si el contrato es llenado por el asistente de ventas, se dejará el campo de SERIAL de la maquina en blanco.

Además de la información detallada de los acuerdos de venta.
 No se iniciará Facturación sin Cotización ni contrato.

Responsable: Asistente de Ventas - Vendedor

La entrega de la información necesaria para comenzar la facturación será responsabilidad del Asistente de Ventas (Enlace) y la misma debe ser enviada por correo electrónico, sin embargo el Vendedor debe asegurar que  la información fluya y que solo exista un medio de comunicación por medio del ENLACE para asegurar precisión y fluidez en el proceso.Los documentos que se deben entregar para iniciar la facturación son:•Cotización.
•Contrato de Ventas.

• Además de la información detallada de los acuerdos de venta.
• No se iniciará Facturación sin Cotización ni contrato.
• El contrato de ventas debe entregarse en físico.
• El contrato será escaneado en 1 solo documento para ser enviado por correo electrónico.
   

La información será enviada por correo interno:
De: mercadeo@agriceres.com
To: asistente@agriceres.com (MV),refaccionoes@agriceres.com (ER), zangaomar@agriceres.com (OZ), marketing@vedafarming.com (DM)

Responsable: Asistente de Ventas - Vendedor

• El asistente de Administración recibe correo electrónico con los documentos de ventas.
• El área de facturación debe consultar en el sistema Compaqi las nota(s) de entrega abiertas del cliente indicado en el contrato y luego debe solicitar la(s) nota(s) de entrega firmadas indicando el número de estas al Almacén por medio de correo electrónico describiendo lo siguientes datos: Cliente, ítems a facturar. La solicitud debe ser realizada por correo electrónico, tomando como base el correo recibido por el Asistente de Ventas (Sin Adjuntos).

• La Nota de entrega debe ser generada en todos los casos de ventas: Después de Demostraciones, por solicitud directa de cotización.

• Si la venta se realiza después que la máquina paso por una Demostración, la nota de entrega ya se encuentra generada y esta será de entrega obligatoria para el proceso de facturación. -
• La nota de entrega siempre debe estar generada a nivel de sistema con el cliente correcto. Para el proceso de facturación no se aceptarán NE con enmiendas o correcciones en papel.

• Si la venta es por Solicitud Directa, la NE solo debe generarse al momento de la entrega de la máquina (s) al cliente.   Bajo este escenario el proceso de facturación se realizará sin NE sin embargo una vez que se realice la entrega, la NE se realiza con un código genérico para procesar la salida luego se debe relacionar manualmente el nro. De Factura., el documento debe relacionarse con la factura respectiva y ser enviada al área de facturación para su archivo. 

• La Nota de entrega debe reflejar el código de producto que se va a facturar, si es necesario modificarla y ya la NE se encuentra firmada por el cliente, se reimprime la NE y se archiva, debe enviarse una copia modificada a Facturación.

Nota: una vez recibido el correo enviado por el asistente de administración con las maquina a facturar, sobre el mismo correo se debe enviar la(s) notas(s) de entregas relacionadas. Si la venta no es posterior a una demostración, se enviará un correo indicando que dicha nota aun no ha sido generada.

• Se deben reunir todos los documentos necesarios antes de hacer la Pre-Factura.

Documentos a revisar:

• Los que debe entregar el vendedor:
  • Contrato de Compra Venta. (Lo genera el Vendedor, Entregado por Asistente de Ventas a Facturación)

• Los que deben generarse del proceso:

            - Cotización. (Lo genera Asistente de Ventas, Entregado por Asistente de Ventas             a Facturación)    
          - Nota de entrega (Lo genera Almacén y debe ser adjuntada en el correo con la documentación de ventas enviada por el asistente de ventas).

• Nota de entrega generada en el sistema (Lo genera Almacén) Para el caso de las notas de entregas firmadas debe ser adjuntada en el correo de solicitud enviado por el asistente de administración).

Observaciones:
Si los documentos entregados por el asistente de Ventas tienen observaciones se devolverán y se regresarán una vez sean corregidos. Se debe mantener comunicación directa con el ENLACE para aclarar cualquier duda de los implementos a facturar.

Si el área de facturación detecta diferencias respecto a la venta realizada deberá coordinar con Encargado de Almacén la modificación de la nota de entrega para el registro correcto en el sistema

Responsable: Asistente de Adminsitración.

-Se debe verificar si el cliente asociado en la nota de entrega es un nuevo cliente, ubicar en el sistema Compaqi y realizar la actualización de información usando el mismo registro del cliente creado en la nota de entrega.

-El asistente administrativo realiza la pre-Factura tomando como origen la NE dentro del sistema Compaqi si la venta es originada después de un DEMO.  Para el caso de Venta Directa, la NE es posible que no se haya generado (ya que la máquina aún no se entrega), si este es el caso se realizara la factura desde 0.

-Si la Venta tiene NE, el Asistente Administrativo debe verificar con la información recopilada del ENLACE y con la revisión de la NE, si es necesario realizar una modificación en los códigos de productos (por ejemplo, descomponerlos).

-Si es requerida la modificación en el sistema administrativo, se debe informar al Encargado de Almacén las modificaciones realizadas a los códigos (por medio del correo), para la actualización de la Nota de Entrega en el sistema y posterior envío para archivo (Solo para casos de Venta por demostración).

-Antes cualquier cambio que se haga en los productos, se debe cambiar la cotización.

-Se realiza la Pre-Factura.

-Una vez realizada la Pre-Factura, se deben reunir todos los documentos necesarios y recibir la autorización del área fiscal de Agriceres antes de enviar al cliente.

Responsable: Asistente Adminsitrativo.

• Esta revisión se realiza antes de enviar Pre-Factura al cliente para su aprobación.

Documentos a revisar:

• Contrato de Compra Venta. 
• Cotización. 
• Nota de Entrega.

       
      - Cedula Fiscal – Copia del documento (clientes nuevos) .
      - Uso de CFDI: comprobante de factura.

El Contador de Agriceres será el encargado de hacer el contacto con el contador de la empresa cliente.

Se debe consultar el saldo del clientes para autorizar la facturación.

Responsable: Contador General.

•Luego de enviada la pre-factura y que la misma sea aprobada por el cliente se debe proceder a facturar.
•La factura debe ser enviada al cliente.
•La factura es guardada en el servidor ruta:
\\Srvagriceres\compartido servidor\1 FACTURACION MENSUAL VENTAS\FACTURAS
La estructura se encuentra por año y mes desde el 2019.

•Se debe comunicar por medio del correo que la factura ha sido emitida al Asistente de Ventas.

Responsable: Asistente Administrativo.

•Una vez recibido el mensaje de Factura emitida, el Asistente de Ventas debe pasar a ventas la cotización en el sistema CRM SalesUp, con esta acción se crea el registro de pedido en el sistema administrativo  Compaqi.

•Facturación debe abrir el pedido en el sistema Compaqi y colocar numero de factura y cerrarlo.
Si la cotización no termina en venta, la misma será descartada 15 días posterior a su fecha de realización.