3.10 Fines, Fees, and Charges; Waiver of Student Fees
The school establishes fees and charges to fund certain school activities. Some students may be unable to pay these fees. Students will not be denied educational services or academic credit due to the inability of their parent or guardian to pay fees or certain charges. Students whose parent or guardian is unable to afford student fees may receive a fee waiver. A fee waiver applies to all fees related to school, instruction, and extracurricular activities. A fee waiver does not exempt a student from charges for lost and damaged books, locks, materials, supplies, and/or equipment.
Waiver of Student Fees
The Superintendent or designee will recommend to the School Board, for adoption, a schedule of fees, if any, to be charged students for the use of textbooks, consumable materials, extracurricular activities, and other school student fees. Students must also pay for the loss of or damage to school books or other school-owned materials. Fees for textbooks, other instructional materials, and driver education are waived for students who meet the eligibility criteria for a fee waiver as described in this policy. In order that no student is denied educational services or academic credit due to the inability of parents/guardians to pay student fees, the Superintendent will recommend to the Board which additional fees, if any, the District will waive for students who meet the eligibility criteria for fee waiver (all school fees as defined by the Illinois State Board of Education (ISBE) are waived for students who meet the eligibility criteria for a fee waiver contained in this policy). Students receiving a fee waiver are not exempt from charges for lost and damaged books, locks, materials, supplies, and equipment. Applying and qualifying for free/reduced meals based on completion of the National School Lunch Program application does not automatically qualify a student for free or reduced fees. The Superintendent or designee shall ensure that applications for fee waivers are widely available and distributed according to State law and Ill. State Board of Education (ISBE) rule and that provisions for assisting parents/guardians in completing the application are available. A student shall be eligible for a fee waiver when: the student currently lives in a household that meets the same income guidelines, with the same limits based on household size, that are used for the federal free meals program. The student or student's family is currently receiving aid under Article IV of the Illinois Public Aid Code or the student's parent is a veteran or active-duty military personnel with income at or below the 200% of the federal poverty line.
While the District uses these same income guidelines, the process for verification is different than the federal free meals program. The Superintendent or designee will give additional consideration where one or more of the following factors are present: Illness in the family; Unusual expenses such as fire, flood, storm damage, etc.; Unemployment; Emergency situations; When one or more of the parents/guardians are involved in a work stoppage.
The Superintendent or designee shall establish a process for determining a student’s eligibility for a waiver of fees in accordance with State law requirements. The Superintendent or designee may require family income verification at the time an individual applies for a fee waiver and anytime thereafter, but not more often than once every 60 calendar days. The Superintendent or designee shall not use any information from this or any independent verification process to determine free or reduced-price meal eligibility. If a student receiving a fee waiver is found to be no longer eligible during the school year, the Superintendent or designee shall notify the student’s parent/guardian and charge the student a prorated amount based upon the number of school days remaining in the school year.
Within 30 calendar days after the receipt of a complete waiver request, the Superintendent or designee shall mail a notice to the parent/guardian whenever a waiver request is denied. The denial notice shall include: (1) the reason for the denial, (2) the process and timelines for making an appeal, and (3) a statement that the parent/guardian may reapply for a waiver any time during the school year if circumstances change. If the denial is appealed, the District shall follow the procedures for the resolution of appeals as provided in the ISBE rule on waiver of fees.
Registration Fees
With the exception of the driver education fee (which will be collected at the time the student is scheduled for Behind-the-Wheel instruction) all fees are payable at the start of the year. The Board of Education shall waive all fees assessed by the district for students whose parents/guardians meet the federal requirements. Applications for fee waivers may be obtained from the district website and must be returned to Central Office (1201 5th Avenue, Belvidere). District 100 utilizes the same guidelines for the waiving of all fees as required by the federal government for free lunches. Registration fees are established by the Board of Education on an annual basis. Registration fees are available on the district’s website.
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3.10 Cargos, Cuotas y Recargos; Exención de Cuotas Estudiantiles
La escuela establece cuotas y cargos para financiar ciertas actividades escolares. Algunos alumnos pueden no estar en condiciones de pagar estas cuotas. A los alumnos no se les negarán los servicios educativos o los créditos académicos debido a la incapacidad de sus padres o tutores para pagar las cuotas o ciertos cargos. La exención de cuotas se aplica a todas las cuotas relacionadas con la escuela, la enseñanza y las actividades extracurriculares. Los estudiantes cuyos padres o tutores no puedan pagar las cuotas estudiantiles pueden recibir una exención de cuotas. La exención de cuotas no exime al alumno de los cargos por pérdida o daño de libros, candados, materiales, suministros y/o equipos.
Exención de las Cuotas Estudiantiles
El Superintendente o la persona designada recomendará a la Junta Escolar, para su adopción, un programa de cuotas, si las hubiera, que se cobrarán a los alumnos por el uso de los libros de texto, los materiales consumibles, las actividades extracurriculares y otras cuotas escolares. Los alumnos también deben pagar por la pérdida o el daño de los libros de texto u otros materiales de propiedad de la escuela. Las cuotas de los libros de texto, de otros materiales de instrucción y de la educación vial se eximen para los alumnos que cumplen con los criterios de elegibilidad para una exención de cuotas, como se describe en esta política. Para que a ningún alumno se le nieguen los servicios educativos o el crédito académico debido a la incapacidad de los padres/tutores de pagar las cuotas de los alumnos, el Superintendente recomendará a la Junta qué cuotas adicionales, si las hay, eximirá el Distrito a los alumnos que cumplan con los criterios de elegibilidad para la exención de cuotas (todas las cuotas escolares definidas por la Junta de Educación del Estado de Illinois (ISBE) se eximen a los alumnos que cumplan con los criterios de elegibilidad para la exención de cuotas contenidos en esta política). Los alumnos que reciben una exención de cuotas no están exentos de los cargos por libros perdidos y dañados, candados, materiales, útiles y equipos. El hecho de solicitar y reunir los requisitos para recibir comidas gratuitas/reducidas, basándose en la cumplimentación de la solicitud del Programa Nacional de Almuerzos Escolares, no califica automáticamente a un estudiante para recibir cuotas gratuitas o reducidas. El Superintendente o la persona designada se asegurará de que las solicitudes de exención de cuotas estén ampliamente disponibles y se distribuyan de acuerdo con la ley estatal y la norma de la Junta de Educación del Estado de Illinois (ISBE) y que haya disposiciones para ayudar a los padres/tutores a completar la solicitud. Un alumno será elegible para una exención de cuotas cuando el alumno viva actualmente en un hogar que cumpla con las mismas pautas de ingresos, con los mismos límites basados en el tamaño del núcleo familiar, que se utilizan para el programa federal de comidas gratuitas. Aunque el Distrito utiliza estas mismas pautas de ingresos, el proceso de verificación es diferente al del programa federal de comidas gratuitas. El Superintendente o la persona designada dará consideración adicional cuando uno o más de los siguientes factores estén presentes: Enfermedad en la familia; Gastos inusuales como incendios, inundaciones, daños por tormentas, etc; Desempleo; Situaciones de emergencia; Cuando uno o más de los padres/tutores están involucrados en un paro laboral. El alumno o la familia del alumno está recibiendo actualmente una ayuda en virtud del artículo IV del Código de Ayudas Públicas de Illinois o el padre del alumno es un veterano o personal militar en servicio activo con unos ingresos iguales o inferiores al 200% del índice de pobreza federal.
El Superintendente o su designado establecerá un proceso para determinar la elegibilidad de un alumno para una exención de cuotas de acuerdo con los requisitos de la Ley Estatal. El Superintendente o la persona designada podrán exigir la verificación de los ingresos de la familia en el momento en que una persona solicite una exención de cuotas y en cualquier momento posterior, pero no más de una vez cada 60 días calendario. El Superintendente o la persona designada no utilizarán ninguna información de este proceso de verificación o de cualquier otro proceso independiente para determinar la elegibilidad para comidas gratuitas o a precio reducido. Si se descubre que un alumno que recibe una exención de cuotas deja de ser elegible durante el año escolar, el Superintendente o la persona designada notificará al padre/tutor del alumno y le cobrará una cantidad prorrateada basada en el número de días escolares que queden en el año escolar.
Dentro de los 30 días calendario posteriores a la entrega de una solicitud de exención debidamente completada, el Superintendente o su designado enviará por correo una notificación a los padres/tutores cuando se deniegue una solicitud de exención. El aviso de denegación incluirá: (1) la razón de la denegación, (2) el proceso y los plazos para presentar una apelación, y (3) una declaración de que el padre/tutor puede volver a solicitar una exención en cualquier momento del año escolar si las circunstancias cambian. Si se apela la denegación, el Distrito seguirá los procedimientos para la resolución de las apelaciones según lo dispuesto en la norma de la ISBE sobre exención de cuotas.
Cuotas de Inscripción
Con la excepción de la cuota de la clase de conducir (que se cobrará en el momento en que se programe la instrucción detrás del volante para el alumno), todas las cuotas son pagaderas al comienzo del año. La Junta de Educación eximirá de todas las cuotas cobradas por el distrito a los alumnos cuyos padres/tutores cumplan con los requisitos federales. Las solicitudes de exención de cuotas pueden obtenerse en el sitio web del distrito y deben devolverse a la Oficina Central (1201 5th Avenue, Belvidere). El Distrito 100 utiliza las mismas pautas para la exención de todas las cuotas que exige el gobierno federal para los almuerzos gratuitos. Las cuotas de inscripción son establecidas por la Junta de Educación sobre una base anual. Las cuotas de inscripción están disponibles en el sitio web del distrito.